Veranstaltungen des nordrhein-westfälischen Ministeriums für Umwelt, Naturschutz und Verkehr (im Folgenden MUNV bzw. Auftraggeber (AG)) sind ein wichtiges In-strument für den Dialog zwischen Organisationen, Institutionen und Verbänden aus der Umwelt- und Naturschutzpolitik, des Verkehrsbereichs sowie der Wissenschaft, Wirtschaft, Zivilgesellschaft, Politik und Medien. Aufgrund des Zuschnitts des Ministeriums sind die Formate und Themen der Veranstaltungen ausgesprochen vielfältig und erreichen entsprechend unterschiedliche Zielgruppen.
Das MUNV führt jährlich eine Vielzahl von Veranstaltungen unterschiedlichen Formats und Größe durch, die teilweise über Agenturen aber zum Teil auch durch Beschäftigte des MUNV organisiert werden. Diese Veranstaltungen finden sowohl im Dienstgebäude des MUNV als auch innerhalb Nordrhein-Westfalens in ver-schiedenen (vom AG oder einem beauftragten Unternehmen organisierten) Lokalitäten statt. Nicht gänzlich auszuschließen ist, dass im Einzelfall auch eine Veranstaltung in den Landesvertretungen in Berlin bzw. Brüssel veranstaltungstechnisch zu betreuen ist.
Bei den Veranstaltungen handelt es sich z.B. um Kongresse, Fachkonferenzen, Auszeichnungsveranstaltungen, Empfänge, Neujahrsansprachen der Hausspitze, die Eröffnung von Ausstellungen, Arbeitssitzungen bzw. Workshops. Beispiele unterschiedlicher Veranstaltungstypen sind unter Nr. II. aufgeführt, wobei die Aufzählung der Veranstaltungstypen nicht abschließend ist. Das MUNV legt dabei großen Wert auf die nachhaltige Durchführung der Veranstaltungen.
Diese Veranstaltungen sollen künftig auf Grundlage einer Rahmenvereinbarung von einer oder mehreren Auftragnehmerin(nen) (AN) veranstaltungstechnisch bzw. organisatorisch konzipiert und durchgeführt werden. Zur veranstaltungstechnischen Betreuung zählen die Beratung vor einer Veranstaltung, einschl. Konzeption, die Bereitstellung von Veranstaltungstechnik und Fachpersonal, die technische Durchführung der Veranstaltung sowie auch die Übernahme von in diesem Rah-men benötigten technischen Dienstleistungen. Zur organisatorischen Betreuung können z.B. die Übernahme des Einladungsmanagements, die Buchung von Veranstaltungsorten, die Konzeption und Beauftragung eines Caterings, die Beauftragung und Betreuung von vortragenden, moderierenden oder logistisch unterstützenden Personen, etc. zählen.
Die auf der Rahmenvereinbarung beruhenden jeweiligen Einzelaufträge (Abrufe) werden entsprechend den Bedingungen der Rahmenvereinbarung vergeben. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die Rahmenvereinbarung nicht zwingend die Organisation und Durchführung sämtlicher MUNV-Veranstaltungen umfasst, da insbesondere kleinere Veranstaltungen in der Regel durch eigenes Personal komplett organisiert und abgewickelt werden.
Ferner ist zu beachten, dass bei Veranstaltungen im Dienstgebäude des Ministeriums für das Catering auf einen hauseigenen Dienstleister - sofern vorhanden - zurückzugreifen ist. Für die Gestaltung von Einladungskarten u.ä. steht ebenfalls ein Dienstleister zur Verfügung, der im Bedarfsfall heranzuziehen ist.
Es stehen im Dienstgebäude gut ausgestattete Räumlichkeiten für interne Veranstaltungen zur Verfügung.
Mit dem Abschluss einer Rahmenvereinbarung sollen insbesondere für Veranstaltungen im Dienstgebäude interne und organisatorische Abläufe in der Vorbereitung optimiert werden.
Die Anzahl von Veranstaltungen, für die Veranstaltungstechnik benötigt wird, schätzt das MUNV auf jeweils ca. 50 für die Jahre 2025 und 2026 sowie jeweils ca. 35 für die Jahre 2027 und 2028. Die Anzahl von Veranstaltungen, für die Leistungen der Organisation benötigt wird, schätzt das MUNV auf jeweils ca. 40 für die Jahre 2025 und 2026 sowie jeweils ca. 30 für die Jahre 2027 und 2028. Es ist davon auszugehen, dass die Anzahl der Veranstaltungen pro Jahr die vorgenannten Werte maximal um 20 v.H. übersteigen könnte. Mindest- oder Höchstabnahmevolumen können jedoch nicht garantiert werden.
Die zu erbringende Leistung wird in 2 Lose aufgeteilt.
Es kann sowohl auf jedes Los einzeln als auch auf beide Lose geboten werden. Die Lose sind jeweils einzeln zu bepreisen.