Nachricht:

Frage:
In der Ausschreibung heißt es "Dabei sind die Maßgaben nach einer geltenden Bund-Länder-Vereinbarung zur Planung und Umsetzung von Werbemaßnahmen für den ÖGD zu berücksichtigen [...]". Gibt es zur besagten Maßgaben noch nähere Informationen?

Antwort:
Über die in der LB genannten Aspekte hinaus (Einbindung der ÖGD-Dachmarke von Bund und Ländern/übergreifende ÖGD-Internetseite) sind für die Angebotserstellung keine weiteren Informationen/Maßgaben zu berücksichtigen.

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Nachricht:

1. Auf Seite 8 der LB wird im zweiten Stichpunkt zum Thema Personal als geeigneter Nachweis u.a. eine Eigenerklärung genannt. Da es in den Unterlagen keine Vorlage dafür gibt: Was muss in dieser Eigenerklärung enthalten sein?

Antwort:
Es sollen lediglich die Angaben zum Personal gemacht werden, die in der Leistungsbeschreibung gefordert sind und der Umsetzung des Leistungsumfangs dienen. Weitere Informationen haben wir dem Punkt nicht hinzuzufügen.

2. Liegen wir richtig in der Annahme, dass sich der Gesamtpreis, der auf dem Preisblatt anzugeben ist, aus dem Agenturhonorar und jeglichen Fremdkosten - inbesondere auch inklusive des Mediabudgets innerhalb des Gesamtbudgets - ergeben muss?

Antwort:
Ja, die Gesamtkosten für die Kampagne sind auf dem Preisblatt anzugeben. Weitere Kosten für die Auftragsausführung sind nicht vorgesehen und dürfen auch nicht berechnet werden. Die Budgetkalkulation für den Gesamtpreis ist separat in dem Angebot aufzuführen.

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Nachricht:

1) Da in der LB bezüglich der Referenzen nur von einer "Listenform" die Rede ist - in welcher Form und insb. in welchem Detailgrad (Umfang, Kontaktdaten der Ansprechpartner:innen etc.) sind die zwei Referenzen einzureichen?

Antwort:
An die Form der Referenzliste sind keine Anforderungen gestellt. Sie muss die Mindestvorgaben aus der Leistungsbeschreibung beinhalten.

2) Inwieweit sind die im Briefing genannten Social-Kanäle gesetzt bzw. final definiert? Im Briefing ist die Rede von "Social Media (Instagram, Pinterest, TikTok)". Beschränkt sich die Mediastrategie auf diese Plattformen oder sind die Nennungen exemplarisch?

Antwort:
Es handelt sich um eine exemplarische Auflistung.

3) Gehen wir richtig in der Annahme, dass sich die Vorgabe von 10 Seiten auf Fließtext (inkl. Visualisierungselemente für die Kreation) bezieht? Sind PPT-Dateien auf zulässig?

Antwort:
PPT-Dateien sind nicht wünschenswert. Bitte halten Sie sich an die Vorgaben aus der Leistungsbeschreibung: "Angebote sind ausschließlich in elektronischer Form über den Vergabemarktplatz einzureichen. Bitte reichen Sie Ihr Angebot in einer PDF-Datei inkl. sämtlicher Anhänge als Gesamtangebot mit der Bezeichnung "Angebot_Firmenname" ein. Darüber hinaus versendete Materialien werden nicht berücksichtigt."

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Nachricht:

Im Bezug auf die Entwicklung Ihrer Dachmarke stellt sich uns Frage, ob es sich hier um eine Leistungsmarke oder Arbeitgebermarke handeln wird?

Die bundesweite Dachmarke zielt in ihrer Konzeption darauf ab, den ÖGD in seiner ganzen Aufgabenbreite und Bedeutung für den Gesundheitsschutz der Bevölkerung sichtbar und verständlicher zu machen und ihn als attraktiven, modernen Arbeitgeber zu präsentieren.

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a) Muss eine detaillierte Kalkulation zu den Mediamaßnahmen vorgelegt werden?

Gemäß LB sind die Ansätze zur Erbringung der einzelnen Leistungspakete jeweils mit einem kalkulatorischen Budget zu hinterlegen. Soweit die Mediamaßnahmen Teil der Leistungspakete sind, sind diese insofern kalkulatorisch darzustellen.

b) Muss eine Mediaplanung Teil des Konzepts sein oder ist der ohnehin festgelegten Mediastrategie lediglich ein grobes Budget zuzuweisen?

Die Entscheidung darüber ist den Bietenden überlassen (s. Bieterfrage 4 vom 8.4.2025).

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Nachricht:

Frage:
Gerne möchten wir die Bieterfrage vom 8.4.25 noch einmal aufgreifen und bitten um eine Einordnung:
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Frage 4:
Ist es gewünscht, dass Empfehlungen zur Mediastrategie abgegeben werden, die von der gebrieften Strategie abweichen?

Antwort:
Die Entscheidung darüber ist den Bietern überlassen.
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-> Gerne möchten wir sicherstellen, von welcher gebrieften Strategie hier ausgegangen wird: Sind hiermit die aufgelisteten Werbemittel (welche aus der Mediaplanung hervorgehen) auf Seite 6 Leistungsbeschreibung gemeint? Diese sollen ggf. durch unsere Expertise ergänzt oder gar bewertet werden?

Antwort: Ja.

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Nachricht:

Frage 1:
Personalvorstellung: Dürfen wir das gesamte Projektteam und unsere Agentur vorstellen? Haben wir für das gesamte Projektteam die 3 DIN A4 Seiten, oder darf man pro Person/Team Mitglied je 3 DIN A4 Seiten (also Vorstellung, Nachweise / Referenzen und Lebenslauf) einreichen?

Antwort:
Das gesamte für das Projekt verantwortliche Projektteam ist auf drei DIN A4-Seiten darzustellen.

Frage 2:
Verstehen wir es richtig, dass zwei Referenzen im Detail vorgestellt werden dürfen, und zusätzliche eine Liste über die Projekte für öffentliche Auftraggeber erstellt werden soll? Wie viele Seiten Referenzen dürfen insgesamt eingereicht werden? Welche Inhalte über die Referenz sollen in der Liste vermerkt sein?

Antwort:
Die Liste sollte mindestens Angaben zum Projekttitel, Inhalt, Auftraggeber (mit Ansprechpartner), Auftragswert und Leistungszeitraum enthalten. Zusätzlich können optional weitere Details beigefügt werden. Als Referenzen können auch Projekte für öffentliche Auftraggeber dienen. Die Referenzen dienen lediglich zur Eignungsprüfung, diese werden nicht bewertet.

Frage 3:
Gibt es eine Reihenfolge, in denen die angeforderten Dokumente in dem einen, abzugebenden Dokument arrangiert werden sollen?

Antwort:
Die Dokumente sollen in einer sinnvollen und nachvollziehbaren Reihenfolge arrangiert werden.

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Frage:
Wir nehmen an, dass im Sinne einer optimalen Zielerreichung und Reichweite im Rahmen der Kampagne, möglichst das gesamte zur Verfügung stehende Budget genutzt und verplant werden soll. Wie verträgt sich dies mit dem Preiskriterium, welches 30% der Bewertung ausmacht? Eine Kampagne, die nur die Hälfte des Budgets verplant, wird im Kriterium Preis automatisch deutlich besser abschneiden - wird aber voraussichtlich, insbesondere mit Blick auf das Mediavolumen, eine geringere Reichweite erzielen. Ist es zutreffend, dass ein geringerer Gesamtpreis hier in der Wertung wie oben beschrieben begünstigt wird? Oder bezieht sich das Preiskriterium auf das Verhältnis von Agentur- zu Fremdleistungen (inkl. Media-Budget)?

Antwort:
Das Preiskriterium bezieht sich auf den Gesamtpreis der Kampagne. Dabei muss das Gesamtbudget nicht ausgeschöpft werden, allerdings würde eine Kampagne, die die maximal zu erzielende Reichweite nicht nutzt, qualitativ anders bewertet. Es geht also um eine ausgewogene Balance zwischen Qualität und Preis.

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Frge 1:
Können sie die Ziele "Image" und "Recruiting" priorisieren?

Antwort:
Über die Informationen in der Leistungsbeschreibung hinaus wird hier keine Priorisierung vorgenommen.

Frage 2:
Gibt es Mafo Ergebnisse?

Antwort:
Das MAGS NRW hat hierzu keine Marktforschung beauftragt.

Frage 3:
Wie wird der Erfolg der Kampagne gemessen? Welche KPIs werden hier herangezogen?

Antwort:
Die Messung der Media-Performance ist Bestandteil der ausgeschriebenen Leistung und somit Aufgabe der Auftragnehmer.

Frage 4:
Ist es gewünscht, dass Empfehlungen zur Mediastrategie abgegeben werden, die von der gebrieften Strategie abweichen?

Antwort:
Die Entscheidung darüber ist den Bietern überlassen.

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Nachricht:

Da das ursprüngliche Preisblatt irrtümlicherweise eine Angabe des Stundensatzes fordert, wird eine angepasste Fassung des Preisblattes hochgeladen.

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Nachricht:

Frage 1:
Laut unserem Verständnis zählen zu dem ÖGD NRW 53 Gesundheitsämter, die fünf Bezirksregierungen, das Landeszentrum für Gesundheit sowie die MAGS NRW. Sitzen diese in den von Ihnen genannten Städten Düsseldorf, Köln, Essen und Dortmund, oder erstrecken sich diese über ganz NRW? Wieviele Mitarbeiter beschäftigt die ÖGD in NRW dann insgesamt? Gehört die Akademie für öffentliches Gesundheitswesen ebenfalls zu der ÖGD in NRW (hier haben wir Stellenausschreibungen für wissenschaftliche Mitarbeiter gefunden)?

Antwort:
Die Einrichtungen des ÖGD erstrecken sich über ganz NRW. Die Nennung der Städte bezieht sich auf die Mediaempfehlung für OOH. Die Frage nach der Anzahl der Beschäftigten kann von uns nicht beantwortet werden. Eine detaillierte Auflistung der zugehörigen Institutionen ist nicht Bestandteil des Auftrages, Informationen zum ÖGD über die Leistungsbeschreibung hinaus sollten durch die Bieter eigenständig recherchiert werden.


Frage 2:
Da die Dachmarke der ÖGD, wie von Ihnen beschrieben, noch in Entwicklung ist, würden wir gerne in Erfahrung bringen, an welchen Richtlinien wir uns orientieren können? Gibt es eine bereits bestehende CI/CD oder Kampagnen, die als Leitplanken dienen, auch wenn diese in naher Zukunft ersetzt werden? Wer ist der "Absender" der Kommunikation/Werbemittel -> ÖGD oder ÖGD NRW?

Antwort:
Wie dargestellt befindet sich die bundesweite Dachmarke noch in der Entwicklung, es gibt keine bestehende Kampagne, die als Leitplanke dienen könnte. Absender der Kampagne ist neben der bundesweiten Dachmarke das MAGS NRW bzw. ggf. die Einrichtungen auf lokaler Ebene.


Frage 3: Rückfragen zur Bewertungsmatrix:
Unter 2. Strategische Fundierung: Relevanz für die Zielgruppe -> Hier fragen Sie, ob die Kanäle passend für die Zielgruppe sind. Da Sie den bereits erarbeiteten Mediaplan vorab nicht zur Verfügung stellen, würden wir gerne wissen, worauf sich die Frage bezieht. Welche Kanäle meinen Sie?
Unter 3. Praktikabilität haben Sie folgenden Punkt aufgelistet: Einsatz vorhandener Ressourcen: Werden bestehende Strukturen und Netzwerke sinnvoll genutzt? -> Was ist konkret damit gemeint?
Unter 3. Skalierbarkeit: Hier fragen Sie, ob die Kampagne flexibel an die Dachmarke angepasst werden kann. In der Regel ist dies möglich, wir möchten nur vorab darauf hinweisen, dass diese Frage nicht vollständig beantwortet werden kann, solange die Dachmarke nicht bekannt ist. Ggf. müssen unsere eingereichten Vorschläge noch einmal grundsätzlich angepasst werden, nachdem die Dachmarke steht.

Antwort:
Die Erläuterungen in der Bewertungsmatrix sind Standards und dienen vorrangig der Konkretisierung der jeweiligen Kriterien. Sie müssen nicht einzeln abgearbeitet werden. So wird z.B. unter Punkt 2 nicht explizit nach Kanälen gefragt, sondern nach der Zielgruppengenauigkeit des Konzeptes (also auch Botschaften, Bilder).
Zur Praktikabilität und Realisierbarkeit kann auch gehören, die lokalen Einrichtungen des ÖGD zu berücksichtigen.


Frage 4:
Können Sie uns einen Einblick geben, wie detailliert die bereits erarbeitete Mediastrategie ist? Soll die beauftragte Agentur im Anschluss noch einen detaillierten Mediaplan + Streuplan ausarbeiten?

Antwort:
Der Mediaplan wird nach der Beauftragung zur Verfügung gestellt, er sollte jedoch inhaltlich und zeitlich angepasst werden. Ein detaillierter Streuplan liegt nicht vor.


Frage 5:
Der Mediaplan definiert die benötigte Anzahl an Werbemitteln, somit hängt die Budgetierung der Werbemittel fest mit dem Medialen zusammen. Wie soll Ihres Erachtens die Werbemittel kalkuliert werden? Von wievielen Kanälen bzw. Werbemitteln (pro Zielgruppe) gehen Sie aus? Gleiches gilt für die Budgetierung der Leistung für die Umsetzung der Mediastrategie

Antwort:
Die jeweiligen Werbemittel des Mediaplans wurden in der Leistungsbeschreibung aufgelistet. Die Ausgestaltung, Priorisierung und Budgetierung ist die Aufgabe der Bieter und sollte im Konzept sichtbar werden.


Frage 6:
Da Sie das Thema Zielgruppen in der Bewertungsmatrix thematisieren, würden wir gerne nachfragen, ob Sie die Recuriting-Ziele für den Zeitraum der Beauftragung nennen können? Wie hoch ist dieser per Zielgruppe (idealerweise geclustert nach Berufsgruppen)?

Antwort:
Nein, es kann zum jetzigen Zeitpunkt kein konkretes Recruitingziel genannt werden.


Frage 7:
Für die wissenschaftlichen Mitarbeiter sowie Fachärzte haben wir auf diversen Jobportalen Stellenanzeigen finden können. Um die weiteren von Ihnen genannten Zielgruppen besser verstehen (und clustern) zu können, wäre es hilfreich, wenn Sie uns für diese Stellenanzeigen zur Verfügung stellen.

Antwort:
Stellenanzeigen können durch den Auftraggeber nicht zur Verfügung gestellt werden.


Frage 8:
Da laut Bewertungsmatrix das günstigste Angebot die Beauftragung erhält wollten wir nachfragen, wie Sie eine Vergleichbarkeit mit anderen Agenturen sicherstellen können? Da aktuell weder der Mediaplan noch die Anzahl der Werbemittel, Zielgruppen etc. definiert wurde, wird jeder Teilnehmer die Kalkulation ohne Vorgabe durch Sie anders aufbereiten.

Antwort:
Der Angebotspreis wird mit 30% bewertet, die Qualität des Konzeptes wird mit 70% bewertet. Somit wird nicht das günstigste Angebot beauftragt.

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Frage 1:
Nur zu unserer Klarstellung: Das Ziel der Kampagne ist neben dem Primärziel Awarness zum Thema in der definierten Zielgruppe auch das Sekundärziel Performance auf die NRW-Landingpage zu unterstützen, so dass die customer-journey nicht am Werbemittel endet?!

Antwort:
Die Landingpage der Kampagne ist die bundesweite Internetseite, die zurzeit in der Entwicklung ist. Geplant ist eine Verlinkung von der Landingpage zu den einzelnen Seiten der Länder, in NRW wird dazu eine Seite innerhalb des MAGS-Internetauftrittes eingerichtet, die dann z.B. auch zu konkreten Stellenangeboten des ÖGD auf www.karriere.nrw führen wird.


Frage 2:
Dürfen die Produktionskosten der Werbemittel in den Mediabudgettopf einkalkuliert werden?

Antwort:
Das Gesamtbudget beinhaltet auch die Produktionskosten der Werbemittel. Die sinnvolle Verteilung des Budgets wird durch den Bieter verantwortet.


Frage 3:
Die in der Ausschreibung angesprochenen Übersetzungen zielen nach ihrem Wunsch auf Zielgruppen ab, die im Einzugsbereich der Ausspielplattform oder POI leben, deren aktuell präferierte Sprache aber nicht deutsch ist?

Antwort:
In der Ausschreibung werden Übersetzungen als optionale Arbeiten verstanden, es handelt sich dabei nicht um eine konkrete Anforderung.

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Frage:
Umfasst das Gesamtbudget von 2.000.000 EUR netto neben den Agenturleistungen und den Medialeistungen auch weitere mögliche Fremdleistungen (z.B. für die Umsetzung der Kino Spots, Druck)?

Antwort:
Ja, das Gesamtbudget umfasst sämtliche Leistungen, die im Zusammenhang mit der Kampagne anfallen.

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Frage 1:
Sind im Verlauf des Vergabeverfahrens regelmäßige Schulterblick-Termine vorgesehen, um den Fortschritt und mögliche Anpassungen zu besprechen? Falls ja, in welchem Rhythmus sind diese geplant?

Antwort:
Während des Vergabeverfahrens werden keine Termine stattfinden. Ihr Angebot erfolgt auf Grundlage der Leistungsbeschreibung.

Frage 2:
Ist am Ende des Verfahrens ein Präsentationstermin geplant?

Antwort:
Es ist kein Präsentationstermin vorgesehen.

Frage 3:
Handelt es sich bei diesem Vergabeverfahren um ein einstufiges Verfahren, oder sind mehrere Phasen mit Zwischenschritten vorgesehen?

Antwort:
Es handelt sich um ein Einstufiges Verfahren.

Frage 4:
Ist vorgesehen, dass auf Bundesebene eine eigene Kampagne durchgeführt wird, sobald das "Schaufenster ÖGD" öffentlich zugänglich ist? Falls ja, gibt es bereits Informationen zu deren Umfang und möglichen Schnittstellen zur geplanten Kampagne auf anderer Ebene?

Antwort:
Eine eigenständige Kampagne auf Bundesebene ist nicht vorgesehen.

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Frage 1:
Bewertungsmatrix - Verweis auf zweites Tabellenblatt
In der Bewertungsmatrix wird im Abschnitt zur Angebotsqualität auf ein "zweites Tabellenblatt" verwiesen, das Erläuterungen zu den Bewertungskriterien enthalten soll:

"Erläuterung der Kriterien zur Qualität des Angebotes siehe zweites Tabellenblatt"

Da uns dieses Tabellenblatt nicht vorliegt, bitten wir um Bereitstellung bzw. Einsicht in die genannten Erläuterungen.

Antwort:
Die Erläuterung der Kriterien zur Qualität des Angebotes kann in der zur Verfügung stehenden Bewertungsmatrix eingesehen werden (jeweils in rot unter den übergeordneten Bewertungskriterien). Tabellenblatt 2 enthält keine darüber hinausgehenden Informationen. Die LB enthält insoweit eine irreführende Angabe.

Frage 2:
Zielgruppenpriorisierung innerhalb der Mediastrategie
In der Leistungsbeschreibung wird eine breite Zielgruppe sowie mehrere spezifische Teilzielgruppen benannt (z. B. medizinisches Personal, Nachwuchskräfte, Quereinsteigende). Vor diesem Hintergrund bitten wir um Auskunft:

Gibt es innerhalb der genannten Zielgruppen inhaltliche oder mediale Prioritäten?

Sind innerhalb der bereits entwickelten Mediastrategie gewichtete Zielgruppenpotenziale oder Reichweitenziele definiert, die bei der Konzeptentwicklung berücksichtigt werden sollten?

Antwort:
Eine inhaltliche oder mediale Priorisierung innerhalb der genannten Zielgruppen wird für die Konzeptentwicklung nicht vorgegeben. Es sollen Inhalte und Ausspielungswege genutzt werden, die die Zielgruppen bestmöglich ansprechen/erreichen.
Eine Berücksichtigung der in der Mediastrategie ggf. enthaltenen Zielgruppenpotentiale oder Reichweitenziele ist bei der Erstellung der Konzeptskizze ist nicht erforderlich.

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Frage 1:
Bestehende Mediastrategie & Kampagnenhistorie
In der Leistungsbeschreibung wird auf eine "bereits entwickelte Mediastrategie" verwiesen, welche nach Zuschlagserteilung durch das MAGS zur Verfügung gestellt wird.
Wir bitten in diesem Zusammenhang um Auskunft:

Wer hat diese Mediastrategie erstellt (z. B. interne Stelle, externe Agentur)?

Handelt es sich um eine Fortführung oder Weiterentwicklung einer bestehenden Kampagne?

Falls bereits eine Vorläuferkampagne zum ÖGD in NRW durchgeführt wurde, wären ergänzende Informationen zu Umfang, Laufzeit und ggf. Evaluationsergebnissen für uns hilfreich.

Antwort:
Die Mediastrategie wurde durch eine externe Agentur erstellt.
Es handelt sich dabei nicht um eine Fortführung oder Weiterentwicklung einer bestehenden Kampagne.

Frage 2:
Klärung zum Preisblatt (B5 vs. D5)
Im bereitgestellten Preisblatt ist in Zelle B5 der "Gesamtpreis der Kampagne" anzugeben, während in D5 ein "Stundensatz" verlangt wird.
Wir bitten um Klarstellung:

Welcher der beiden Werte ist für die Angebotswertung maßgeblich?

Wird der Stundensatz lediglich als ergänzende Kalkulationsbasis abgefragt?

Oder sind beide Werte (Gesamtpreis und Stundensatz) verbindlich anzugeben - ggf. auch für spätere Nachkalkulationen oder Rahmenleistungen?

Antwort:
Für die Angebotswertung ist der Gesamtpreis des Angebotes maßgeblich.
Da das ursprüngliche Preisblatt irrtümlicherweise eine Angabe des Stundensatzes fordert, wird eine angepasste Fassung des Preisblattes hochgeladen.

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Nachricht:

Frage:
Budget/Leistungsumfang:
Wir bitten um Auskunft zur voraussichtlichen, jährlichen Budgetgröße, welche für die Ausführung der Leistungen zur Verfügung stehen wird.
Sollten Sie hierzu keine spezifischen Angaben machen können, bitten wir ersatzweise um Schätzwerte bzw. eine grobe Orientierung der Budgetgröße, z.B. auf Basis von Budgetplanungen oder auch von Vergangenheitswerten.

Sollte eine monetäre Budgetauskunft nicht erteilt werden können, erbitten wir ersatzweise um Angaben zum Leistungsumfang (Mengenangaben) in Bezug zur Leistungsbeschreibung.

Zusätzlich bitten wir um Informationen zum Anteil des Media-Schaltvolumens p.a. bzw. des geplanten prozentualen Anteils für Media im Hinblick auf das Gesamtbudget.

Antwort:
Eine Auskunft zur voraussichtlichen jährlichen Budgetgröße kann nicht erteilt werden, da die jährlichen Kosten von der Planung und Gestaltung der Kampagne inkl. der Ausspielungswege und -zeitpunkte abhängig sind.
Für die Vertragslaufzeit beträgt das Gesamtbudget gem. Leistungsbeschreibung 2.000.000 EUR netto. Eine kalkulatorische Budgetplanung ist seitens der Bietenden bereits mit der Konzeptskizze vorzulegen. Nach Zuschlagserteilung ist zudem eine vorläufige Budgetplanung für den gesamten Kampagnenzeitraum vorzulegen.

Das geschätzte Mediabudget über die gesamte Vertragslaufzeit beträgt ca. 75% des Gesamtbudgets.

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Frage:
wir haben Vergabeunterlagen gesichtet und haben folgende Fragen:
a) es ist ein Budgetallokation im Konzept gefordert. Es fehlen die Angaben des zur Verfügung gestelltn Mediabudets (ohne Agenturkosten).
Bitte machen Sie Angaben zum verfügbaren Mediabudget über die Vertragslaufzeit.
b) Umfang der Auftragsvergabe fehlt.
Bitte nennen Sie den geschätzten Wert ohne MwSt. EUR.über die Vertragslaufzeit.

Antwort:
a) Das Mediabudget über die gesamte Vertragslaufzeit beträgt ca. 75 % des Gesamtbudgets.
b) Der geschätzte Gesamtauftragswert für die gesamte Vertragslaufzeit beträgt gem. Leistungsbeschreibung 2.000.000 EUR netto.

Dateianhänge: