Derzeit erfolgt die Archivierung von ambulanten und stationären Krankenakten teilweise digital sowie konventionell mittels Papiers. Die Ablage der Krankenakten erfolgt patienten- und fallbezogen. Es entstehen derzeit noch papiergeführte Akten. Mit Fortschreiten der Digitalisierung wird sich sukzessiv die Anzahl der Dokumente in den Akten verringern.
Am UKM werden auch Studienakten geführt. Nach der Digitalisierung müssen die Einzelbelege dieser Fälle wieder in den dazugehörigen Aktendeckel verbracht und zum UKM zurückgeliefert werden.
Strukturierter Aufbau einer Patientenakte
Das Universitätsklinikum Münster führt patientenbezogene Fallakten und Ambulanztaschen. Für die ambulanten und stationären Akten wird jeweils ein einheitliches Register verwendet. Ambulanztaschen werden ohne Register geführt.
Dokumente der Transfusionsmedizin werden in Kartonagen/Ordner gelagert. Es muss eine Validierte Dokumentenverarbeitung erfolgen.
Die entsprechend notwendigen Indizierungen müssen ggf. zukünftig anpassbar sein.
Verwaltungsakten und sonstige Akten
Akten der Verwaltung / Buchhaltung und ggf. Akten aus anderen Geschäftsbereichen. Das Mengengerüst kann nicht definiert werden. Die Ablage erfolgt in Kartonagen, Ordnern, Heftern oder als Loseblatt - Sammlung, ggf. auch andere Datenträger. Die Dokumentenverarbeitung muss jeweils den Anforderungen entsprechend erfolgen und die Ablage nach einer vom Nutzer vorgegebenen Archivstruktur vorgenommen werden.
Um vergleichbare Angebote zu erhalten, wird auftraggeberseitig ein Mengengerüst geschätzt, auf dessen Basis der Posten im Angebot kalkuliert werden kann. Die später beauftragte Menge kann also von der Schätzung abweichen.
Datenschutz und Vertraulichkeit
Das Universitätsklinikum Münster legt großen Wert auf Datenschutz und Datensicherheit. Die uns anvertrauten Daten müssen mit äußerster Sorgfalt geschützt werden.
Die gesetzlichen (DSGVO) oder erforderlichen Archivierungszeiten müssen gewährleistet sein.
Zur Revisionssicherheit müssen digitalisierte Akten mindestens 30 Jahre in unveränderter und lesbarer Form vollständig reproduzierbar sein.
Vertrag
Grundlage des Auftrages wird ein abzuschließender EVB-IT-Dienstvertrag sein.
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1.1 Los 1: Universitätsklinikum Münster
Das Universitätsklinikum Münster (UKM) gehört mit mehr als 1.400 Betten zu den führenden deutschen Krankenhäusern der Spitzenversorgung. Jährlich werden etwa 63.000 stationäre und teilstationäre sowie rund 460.000 ambulante Patienten behandelt.
Archivverwaltungssystem
Im Einsatz ist seit 1998 das Aktenverwaltungsprogramm Pegasos der Fa. Nexus/marabu.
Die Patientenakten werden im Hydmedia-Archivsystem des UKM revisionssicher gespeichert.
Ausgeschriebene Leistungen
Folgende Dienstleistungen werden ausgeschrieben:
I. Digitalisierung von Krankenunterlagen bzw. -akten
1. Allgemeine Krankenakten (Aktentyp A, B)
o Ablage erfolgt in Kartonagen/Ordner
o Abholung, Verarbeitung/Digitalisierung, Vernichtung, Digitale Langzeitarchivierung, Bereitstellung der Daten
o Die Ablage der Dokumente erfolgt nach vorgegebener Definition (Registerstruktur/Archivstruktur).
2. Transfusionsmedizin (Aktentyp E)
o Ablage erfolgt in Kartonagen/Ordner
o Abholung, Verarbeitung/Digitalisierung, Vernichtung, Digitale Langzeitarchivierung, Bereitstellung der Daten
o Die Ablage der Dokumente erfolgt nach vorgegebener Definition (Registerstruktur/Archivstruktur).
3. Hygiene (optional) (Aktentyp D)
o Verarbeitungsgerechte Aufbereitung
o Digitalisierung von Patientenakten, Auslieferung in 100% Farbe
o Akteneingangsregistratur durch manuelle Erfassung
o Generierung des Langzeitspeichers, 100% digitale Rohdaten (mit sämtlichen Vorder- und Rückseiten, 100% in s/w und 100% in Farbe) mit akkreditiertem Zeitstempel und verschlüsselt
o Bereitstellung der Anwendungsdaten und Indexdaten zur Integration in das elektronische Archivsystem
o Übergabe auf USB-Stick
4. Humangenetik (optional)
o Digitalisierung der Patientenakten
o Ablage erfolgt in Kartonagen/Ordner, Abholung, Verarbeitung/Digitalisierung
5. ZMK (optional) (Aktentyp C)
o Ablage erfolgt in Kartonagen/Ordner
o Abholung, Verarbeitung/Digitalisierung, Vernichtung, Digitale Langzeitarchivierung, Bereitstellung der Daten
II. Aufbewahrung von Verwaltungsunterlagen bzw. -akten
1. Verwaltungsakten (Lieferscheine, Abrechnungen, Bestellungen etc.) (Aktentyp F)
o Ablage in Kartonagen/Ordner
o Bereitstellung der Daten nach vorgegebener Archivstruktur
o Hinweis: Mit dem kontinuierlichen Fortschritt der Digitalisierung am UKM wird die Anzahl der Akten sowie der Einzelbelege kontinuierlich abnehmen.
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1.2 Los 2: UKM Marienhospital Steinfurt GmbH
Die UKM Marienhospital Steinfurt GmbH (im Folgenden UKM MHS) gehört mit ca. 300 Plan-Betten zu den Schwerpunkt-Krankenhäusern in der Region. Jährlich werden etwa 8.500 stationäre und teilstationäre sowie rund 12.000 ambulante Patienten behandelt.
Archivverwaltungssystem
Als digitales Archivierungssystem einschl. Verwaltungsprogramm wird in Kürze das HYDMedia G6 von Fa. Dedalus im Hause installiert. Es ist also zwingend Voraussetzung, die digitalisierte Restpapierakte über eine Datenexport-Schnittstelle an das o. g. Archivierungssystem zu übertragen. Eine exakte Konfigurierung ist vom SCAN-Dienstleister mit Fa. Dedalus abzustimmen.
Ausgeschriebene Leistungen
Folgende Dienstleistungen werden ausgeschrieben:
I. Digitalisierung von Krankenunterlagen bzw. -akten (siehe 4-Anforderungen)
1. Allgemeine Krankenakten (Aktentyp A-D)
o Ablage erfolgt in Kartonagen/Ordner
o Abholung, Verarbeitung/Digitalisierung, Vernichtung, Digitale Langzeitarchivierung, Bereitstellung der Daten
o Die Ablage der Dokumente erfolgt nach vorgegebener Definition (Registerstruktur/Archivstruktur).
2. Transfusionsmedizin (Aktentyp E)
o Ablage erfolgt in Kartonagen/Ordner
o Abholung, Verarbeitung/Digitalisierung, Vernichtung, Digitale Langzeitarchivierung, Bereitstellung der Daten
o Die Ablage der Dokumente erfolgt nach vorgegebener Definition (Registerstruktur/Archivstruktur).
II. Au