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Sehr geehrte Damen und Herren,

folgende Bieterfrage ist bei uns eingegangen, die wir im Folgenden gerne beantworten wollen:

"[...] der Anhang 2023 der NRW.URBAN Service GmbH weist auf Seite 7 im Abschnitt "Gesamthonorar des Abschlussprüfers" aus, dass das vom Abschlussprüfer für das
Geschäftsjahr berechnete Gesamthonorar TEUR 14 beträgt, davon TEUR 11 für Abschlussprüfungsleistungen.

Somit wurden weitere Leistungen erbracht, für die der Abschlussprüfer rd. TEUR 3 berechnet hat.

Stellen diese weiteren Leistungen auch Leistungen dar, die im Rahmen der aktuellen Ausschreibung der Prüfung der Jahresabschlüsse und Lageberichte für die Geschäftsjahre 2025-2028 angefordert werden und erbracht werden sollen? [...]"

Antwort:
Das Abschlussprüfungshonorar - wie bereits im Anhang 2023 niedergelegt - betrug 11 TEUR - weitere, darüber hinausgehende Leistungen werden im Vorfeld besprochen oder angemeldet, gesondert beauftragt und honoriert.

Mit freundlichen Grüßen
NRW.URBAN
Zentrale Vergabe

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Sehr geehrte Damen und Herren,

folgende zwei Rückfragen zu den letzten Bieterfragen sind bei uns eingegangen:

Frage zum Honorarblatt:
"[...] Meine Anfrage bezog sich jedoch nicht auf die beiden noch zu gründenden Gesellschaften.

In dem Angebotsformular unter "3.1. Honorarangebot" sind lediglich die 5 folgenden Gesellschaften aufgeführt (siehe Screenshot als Anlage):
- NRW.URBAN GmbH & Co. KG
- NRW.URBAN GmbH
- BEG
- Starke Projekte GmbH
- PerspektiveStrukturWandel GmbH

Es fehlen dort die Eingabezeilen und -zellen für die
- NRW.URBAN Service GmbH
- NRW.URBAN Kommunale Entwicklung

Die Zeilen sind gesperrt, neue können nicht eingefügt werden. Wo sollen die Honorarangaben für diese beiden Gesellschaften gemacht werden? [...]"

Antwort:
Vielen Dank für den Hinweis. Wir haben das Angebotsformular angepasst und bei den Vergabeunterlagen neu hochgeladen.

Frage zu den Nachweisen:
"[...] Vielen Dank für Ihre Erläuterungen.

Verstehe ich die Anmerkungen richtig, dass mit Abgabe des Angebotes noch keine Unabhängigkeitserklärung und auch noch keine Verschwiegenheitserklärung als Nachweise abgegeben werden müssen, sondern erst zu einem späteren Zeitpunkt (gegebenenfalls).

Antwort:
Vielen Dank für Ihren Hinweis. Sie liegen richtig in der Annahme, dass die Verschwiegenheitserklärung sowie die Unabhängigkeitserklärung erst bei Auftragserteilung vorliegen müssen.

Wir freuen uns auf Ihr Angebot und stehen bei weiteren Rückfragen über das Vergabeportal gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen
NRW.URBAN
Zentrale Vergabe

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Sehr geehrte Damen und Herren,

folgende Bieterfrage bezüglich Bezügebericht ist bei uns eingegangen:
"[...] in der Leistungsbeschreibung wird unter "2. Angebotsinhalte" gefordert, dass vom Abschlussprüfer ein vertraulicher Bezügebericht für die NRW.URBAN Service GmbH zu erstellen ist. Der Bezügebericht ist Teil der die Prüfung nach § 53 Abs. 1 Nr. 1 HGrG. Eine gleichzeitige Erstellung von Prüfungsinhalten ist nicht zulässig. Wie ist die Anforderung unter diesen Gegebenheiten zu verstehen? [...]"

Antwort:
Der Bezügebericht wird von der NU Service erstellt und soll auf Wunsch des Gesellschafters Land NRW geprüft werden.

Mit freundlichen Grüßen
NRW.URBAN
Zentrale Vergabe

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Sehr geehrte Damen und Herren,

folgende Bieterfrage bezüglich der Nachweise ist bei uns eingegangen:
"[...] In dem Formular "01 ZV25-021_Angebotsformular" werden unter dem Abschnitt "Nachweise" u.a. folgende Unterlagen und Nachweise angefordert:

- 3. Erteilung von Unabhängigkeitserklärungen
- 4. Nachweis einer Verschwiegenheitserklärung

Für diese Nachweise sind keine Vorlagen vorhanden. Auf welche Art sollen wir diese Unterlagen/Nachweise mit dem Angebot einreichen? [...]"

Antwort:
zu Punkt 3
Die Unabhängigkeitserklärung wird vom Wirtschaftsprüfungsunternehmen dem zu prüfenden Unternehmen erteilt. Dies muss vor Einholung der Genehmigung des Landesrechnungshofes zur Wahl des Abschlussprüfers jährlich geschehen. Mit dieser Unabhängigkeitserklärung erklärt das Wirtschaftsprüfungsunternehmen, ob und ggf. welche geschäftlichen, finanziellen, persönlichen oder sonstigen Beziehungen zwischen dem Wirtschaftsprüfungsunternehmen und dem zu prüfenden Unternehmen bestehen, die Zweifel an einer Unabhängigkeit des Wirtschaftsprüfungsunternehmens begründen könnten.

zu Punkt 4
Eine Verschwiegenheitserklärung ist im Vorfeld vom Wirtschaftsprüfungsunternehmen dem zu prüfenden Unternehmen gegenüber zu erbringen, dass alle Informationen, über die das Wirtschaftsprüfungsunternehmen im Rahmen der Prüfung Kenntnis erhält weder von ihr noch von ihren Mitarbeitern an unbeteiligte Dritte weitergegeben werden.

Mit freundlichen Grüßen
NRW.URBAN
Zentrale Vergabe

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Sehr geehrte Damen und Herren,

folgende Bieterfrage bezüglich des Zeitplans ist bei uns eingegangen:
"[...] die Daten der Bestätigungsvermerke variieren von April bis Juni. Wir bitten um einen groben Zeitplan (Übergabe des Jahresabschlusses, Abgabe des Prüfungsberichtes, Gremiensitzung) auf Basis des Vorjahres zur Planung der Tätigkeiten. [...]"

Antwort:
Der Zeitplan wird am Jahresende / Jahresanfang mit dem Prüfunternehmen abgestimmt. Vorher ist eine Abstimmung nicht möglich, da die Sitzungen der Überwachungsorgane noch nicht bekannt sind bzw. abgestimmt sind. Hier ein Bespiel der Terminkette für das Jahr 2024:
1. Jahresabschlussprüfung PSW: Ab dem 17.02.2024
2. Jahresabschlussprüfung BEG: ab dem 03.03.2024
3. Prüfung Mittelabrufe NRW.BANK
Beginn Prüfung 17.02.2025 bis 21.03.2025
Vorlage Entwurf Prüfbericht am 14.03.2025
Finale Prüfberichte müssen vorliegen bis 21.03.2025
4. Jahresabschluss der NU-Gruppe
Beginn Prüfung ab 14.03.2025 bis 12.05.2025
Prüfungsunterlagen GmbH und Starke Projekte GmbH liegen vor ab 24.03.2025
Prüfungsunterlagen NU KE liegen vor ab 31.03.2025
Prüfungsunterlagen KG liegen vor ab 14.04.2025
Unterlagen Service GmbH liegen in Gänze vor ab 14.04.2025
Vorlage Entwurf Prüfberichte am 12.05.2025
Durchsicht Prüfberichte NU bis 15.05.2025
Finale Prüfberichte müssen vorliegen bis 23.05.2025

Mit freundlichen Grüßen
NRW.URBAN
Zentrale Vergabe

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Sehr geehrte Damen und Herren,

folgende Bieterfrage bezüglich Prüfung PCGK ist bei uns eingegangen:
"[...] In der Leistungsbeschreibung wird unter "2. Angebotsinhalte" gefordert, dass vom Abschlussprüfer die Veröffentlichung der Berichte zum Public Corporate Governance Kodex des Landes NRW für alle Gesellschaften zu prüfen ist.

Ebenfalls ist soll weiterhin die Prüfung nach § 53 Abs. 1 Nr. 1 HGrG ... und der Prüfung des PCGK-Berichts 2023 ... durchgeführt werden.

Soll der Abschlussprüfer den PCGK-Bericht 2023 prüfen oder soll er lediglich die Veröffentlichung der Berichte prüfen?"

Antwort:
Nur die Veröffentlichung der PCGK-Berichte ist zu prüfen.

Mit freundlichen Grüßen
NRW.URBAN
Zentrale Vergabe

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Sehr geehrte Damen und Herren,

folgende Bieterfrage bezüglich der Erläuterungen in der Leistungsbeschreibung ist bei uns eingegangen:
"[...] in der Leistungsbeschreibung wird unter "2. Angebotsinhalte" gefordert, dass der Abschlussbericht mit ausführlichen Erläuterungen erstellt werden soll (Strukturbilanz, Kennzahlen, Kapitalflussrechnung, besonderer Erläuterungsteil). Die Strukturbilanz, Kennzahlen und Kapitalflussrechnung sind jedoch Bestandteile des Lageberichts, welche vom Abschlussprüfer geprüft werden sollen. Eine gleichzeitige Erstellung von Prüfungsinhalten ist nicht zulässig. Wie ist die Anforderung unter diesen Gegebenheiten zu verstehen? [...]"

Antwort:
Die Strukturbilanz, Kennzahlen und KFR werden von den zu prüfenden Unternehmen zur Verfügung gestellt. Eine Prüfung ist auf Wunsch der Gesellschafter durchzuführen.

Mit freundlichen Grüßen
NRW.URBAN
Zentrale Vergabe

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Sehr geehrte Damen und Herren,

folgende Bieterfrage bezüglich des Honorarangebotes ist bei uns eingegangen:
"[...] in dem Angebotsformular unter "3.1. Honorarangebot" sind 5 Gesellschaften aufgeführt. In der Leistungsbeschreibung werden jedoch Prüfungsleistungen für 7 Gesellschaften ausgeschrieben. Wie soll das Angebot für die 2 übrigen Gesellschaften abgegeben werden? [...]"

Antwort:
Ein Angebot soll für sieben Gesellschaften erstellt werden - BEG, NRW.URBAN Service GmbH, NRW.URBAN GmbH & Co. KG, NRW.URBAN GmbH, NRW.URBAN Kommunale Entwicklung, Starke Projekte GmbH und PerspektiveStrukturWandel GmbH. Zwei weitere Gesellschaften befinden sich derzeit in Gründung und Angaben hierzu können nicht gemacht werden. Daher kann momentan auf eine Angebotsabgabe für diese beiden in Gründung befindlichen Unternehmen verzichtet werden.

Mit freundlichen Grüßen
NRW.URBAN
Zentrale Vergabe

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