158-Rahmenvereinbarung über Büromöbel 2025-2027 mit Verlängerungsoption bis 2029
VO: VgV Vergabeart: Offenes Verfahren Status: Veröffentlicht

Fristen

Fristen
08.04.2025
25.04.2025 11:00 Uhr
25.04.2025 11:00 Uhr

Adressen/Auftraggeber

Auftraggeber

Auftraggeber

RWTH Aachen University
053340002002-06001-37
http://www.rwth-aachen.de
Wüllnerstr. 5
52062
Aachen
Deutschland
DEA2D
Abt. 7.3 Zentraleinkauf
beschaffung@zhv.rwth-aachen.de
+49 2418094200

Angaben zum Auftraggeber

Körperschaften des öffentlichen Rechts auf Landesebene
Bildung

Gemeinsame Beschaffung

Beschaffungsdienstleister
Weitere Auskünfte
Rechtsbehelfsverfahren / Nachprüfungsverfahren

Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt

Vergabekammer Rheinland
05315-03002-81
Zeughausstr. 2-10
50667
Köln
Deutschland
DEA23
Siehe E-Mail-Adresse und Telefonnummer
vkrheinland@bezreg-koeln.nrw.de
+49 221-1473045
+49 221-1472889

Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Vergabekammer Rheinland
05315-03002-81
Zeughausstr. 2-10
50667
Köln
Deutschland
DEA23
Siehe E-Mail-Adresse und Telefonnummer
vkrheinland@bezreg-koeln.nrw.de
+49 221-1473045
+49 221-1472889

Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren

Auftragsgegenstand

Klassifikation des Auftrags
Lieferungen

CPV-Codes

39130000-2
Umfang der Beschaffung

Kurze Beschreibung

Abschluss einer Rahmenvereinbarung mit bis zu drei Vertragspartnern zur Lieferung von Büromöbeln für die RWTH Aachen University.

Beschreibung der Beschaffung (Art und Umfang der Dienstleistung bzw. Angabe der Bedürfnisse und Anforderungen)

Die Ausschreibung erfolgt zum Abschluss einer Rahmenvereinbarung mit bis zu drei Vertragspartnern über Büromöbel für die RWTH Aachen University. Die Erteilung der Abrufaufträge erfolgt durch die Abteilung 7.3 Zentraleinkauf der RWTH.
Vertragslaufzeit 04.06.2025 - 31.05.2027.
Die Rahmenvereinbarung kann optional zweimal um je 12 Monate verlängert werden und endet spätestens am 31.05.2029.
Das geschätzte Auftragsvolumen liegt bei 1,7 Mio
EUR netto für eine Laufzeit von zwei Jahren, 2,6 Mio EUR netto für eine Laufzeit von drei Jahren und 3,5 Mio EUR netto für eine Laufzeit von vier Jahren.
Der Höchstwert beträgt 3,2 Mio EUR netto für eine Laufzeit von zwei Jahren, 4,9 Mio EUR netto für eine Laufzeit von drei Jahren und 6,6 Mio EUR netto für eine Laufzeit von vier Jahren.

Umfang der Auftragsvergabe

EUR

Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

Beginn / Ende
04.06.2025
31.05.2027

Die Rahmenvereinbarung kann optional zweimal um je 12 Monate verlängert werden und endet spätestens am 31.05.2029. Die RWTH wird im Jahr 2027 bis spätestens zum 01.04.2027 und im Jahr 2028 bis spätestens zum 01.04.2028 über die Inanspruchnahme der Optionen entscheiden.
2
Erfüllungsort(e)

Erfüllungsort(e)

---
Deutschland
DEA2D

Leistungs- und Erfüllungsorte sind alle Einrichtungen der RWTH (ca. 500), die im Rahmen dieser Ausschreibung Abrufaufträge erteilen. Diese befinden sich in der Regel im Stadtgebiet Aachen.

Weitere Erfüllungsorte

Zuschlagskriterien

Zuschlagskriterien

Bewertung erfolgt über nach Punkten gewichtete Kriterien

Zuschlagskriterium

Preis
Preis

Preiskriterium für "Niedrigster Preis (ohne Kriterien)"
Gewichtung
100,00
Weitere Informationen

Angaben zu Mitteln der europäischen Union

Angaben zu KMU

Angaben zu Optionen

Zusätzliche Angaben

Verfahren

Verfahrensart

Verfahrensart

Offenes Verfahren

Angaben zum Verfahren

Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)

Besondere Methoden und Instrumente im Vergabeverfahren

Angaben zur Rahmenvereinbarung

Rahmenvereinbarung, teilweise mit erneutem Aufruf zum Wettbewerb, teilweise ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb

3
6.600.000,00
EUR

Angaben zum dynamischen Beschaffungssystem

Entfällt

Angaben zur elektronischen Auktion

Angaben zur Wiederkehr von Aufträgen

Angaben zur Wiederkehr von Aufträgen

2027-2029
Strategische Auftragsvergabe

Strategische Auftragsvergabe

Vermeidung und Verminderung der Umweltverschmutzung

Mindestanforderung:
- Das Hersteller-Unternehmen ist zertifiert nach DIN EN ISO 14001.
- Das Hersteller-Unternehmen bestätigt, dass die von ihm eingesetzten Holzwerkstoffe von einem FSC oder PEFC-zertifizierten Lieferanten kommen
- Die angebotenen Büromöbelprogramme verfügen über ein gültiges Prüfsiegel "schadstoffgeprüft

Gesetz über die Beschaffung sauberer Straßenfahrzeuge

Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

Erforderlich
Auftragsunterlagen

Sprache der Auftragsunterlagen

Deutsch
Sonstiges / Weitere Angaben

Kommunikationskanal


https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS0YD8YTHF1LQKA

Einlegung von Rechtsbehelfen

Die Vergabe unterliegt der Nachprüfung durch die zuständige Nachprüfungsbehörde Vergabekammer Rheinland (vgl. §§ 155 ff. GWB). Nach § 160 Abs. 3 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit (Nr. 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, (Nr. 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, (Nr. 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, (Nr. 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.

Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren

Zusätzliche Informationen

Es sind keine weiteren Hinweise notwendig.

Angebote

Anforderungen an Angebote / Teilnahmeanträge

Sprache(n), in der (denen) Angebote / Teilnahmeanträge eingereicht werden können

Deutsch

Varianten / Alternativangebote

Elektronische Kataloge

Nicht zulässig

Mehrere Angebote pro Bieter

Nicht zulässig
Verwaltungsangaben

Bindefrist

39
Tage

Bedingungen für die Öffnung der Angebote

Nachforderung

Eine Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist nicht ausgeschlossen.

Die Nachchforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen (§ 56 Abs. 3 Vergabeverordnung)

Bedingungen

Ausschlussgründe

Auswahl der Ausschlussgründe

§ 21 des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes, § 98c des Aufenthaltsgesetzes, § 19 des Mindestlohngesetzes, § 21 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes und § 22 des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes vom 16. Juli 2021 (BGBl. I S. 2959)

§ 42 Abs. 1 Vergabeverordnung (VgV) i.V.m. §§ 122 Abs. 1, 124 Abs. 1 Nr. 2 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)

§ 42 Abs. 1 Vergabeverordnung (VgV) i.V.m. §§ 122 Abs. 1, 123 Abs. 1 Nr. 6 - 9 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)

§ 42 Abs. 1 Vergabeverordnung (VgV) i.V.m. §§ 122 Abs. 1, 123 Abs. 1 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)

§ 42 Abs. 1 Vergabeverordnung (VgV) i.V.m. §§ 122 Abs. 1, 124 Abs. 1 Nr. 4 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)

§ 42 Abs. 1 Vergabeverordnung (VgV) i.V.m. §§ 122 Abs. 1, 124 Abs. 1 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)

§ 42 Abs. 1 Vergabeverordnung (VgV) i.V.m. §§ 122 Abs. 1, 123 Abs. 1 Nr. 2 + 3 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)

§ 42 Abs. 1 Vergabeverordnung (VgV) i.V.m. §§ 122 Abs. 1, 123 Abs. 1 Nr. 4 + 5 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)

§ 42 Abs. 1 Vergabeverordnung (VgV) i.V.m. §§ 122 Abs. 1, 123 Abs. 1 Nr. 10 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)

§ 42 Abs. 1 Vergabeverordnung (VgV) i.V.m. §§ 122 Abs. 1, 124 Abs. 1 Nr. 2 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)

§ 42 Abs. 1 Vergabeverordnung (VgV) i.V.m. §§ 122 Abs. 1, 124 Abs. 1 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)

§ 42 Abs. 1 Vergabeverordnung (VgV) i.V.m. §§ 122 Abs. 1, 124 Abs. 1 Nr. 2 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)

§ 42 Abs. 1 Vergabeverordnung (VgV) i.V.m. §§ 122 Abs. 1, 124 Abs. 1 Nr. 8 + 9 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)

§ 42 Abs. 1 Vergabeverordnung (VgV) i.V.m. §§ 122 Abs. 1, 124 Abs. 1 Nr. 5 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)

§ 42 Abs. 1 Vergabeverordnung (VgV) i.V.m. §§ 122 Abs. 1, 124 Abs. 1 Nr. 6 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)

§ 42 Abs. 1 Vergabeverordnung (VgV) i.V.m. §§ 122 Abs. 1, 124 Abs. 1 Nr. 3 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)

§ 42 Abs. 1 Vergabeverordnung (VgV) i.V.m. §§ 122 Abs. 1, 124 Abs. 1 Nr. 7 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)

§ 42 Abs. 1 Vergabeverordnung (VgV) i.V.m. §§ 122 Abs. 1, 124 Abs. 1 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)

§ 42 Abs. 1 Vergabeverordnung (VgV) i.V.m. §§ 122 Abs. 1, 123 Abs. 4 Nr. 1 + 2 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)

§ 42 Abs. 1 Vergabeverordnung (VgV) i.V.m. §§ 122 Abs. 1, 123 Abs. 4 Nr. 1 + 2 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)

§ 42 Abs. 1 Vergabeverordnung (VgV) i.V.m. §§ 122 Abs. 1, 123 Abs. 1 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)
Teilnahmebedingungen

Eignungskriterien / Ausschreibungsbedingungen

Eignungskriterium

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Eignungskriterium:
Ausreichende wirtschaftliche und finanzielle Kapazitäten für die Ausführung des Auftrags

Nachweise dazu:
1. Eigenerklärung über den Abschluss einer Betriebshaftpflichtversicherung oder eine vergleichbare Versicherung eines Versicherungsnehmers aus einem Mitgliedstaat der EU (in Dok 3.0). Die jährliche Mindest-Deckung der Versicherung darf 1 Mio. Euro für Sach- und Personenschäden bezogen auf alle Schadensfälle/Jahr nicht unterschreiten.
2. Eigenerklärung über die Mitgliedschaft in einer Berufsgenossenschaft (in Dok 3.0)
3. Kopie eines Handelsregisterauszugs (nicht älter als 01.10.2024)
4. Nennen Sie Ihren Gesamtumsatz mit Büromöbeln der letzten drei Jahre (2022, 2023, 2024). Die Umsatzzahlen sind in Euro und ohne USt. anzugeben.

Eignungskriterium

Sonstiges
Sonstiges

1. Dok 2.0 Eigenerklärung Ausschlussgründe (bei Abgabe in VMP keine Unterschrift notwendig)
2. Dok 2.1 Eigenerklärung-Sanktionen-EU (bei Abgabe in VMP keine Unterschrift notwendig)

Eignungskriterium

Eignung zur Berufsausübung
Eignung zur Berufsausübung

- Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister oder Nachweis auf andere Weise über die erlaubte Berufsausübung

- Es ist eine Bestätigung der Berufsgenossenschaft über die Mitgliedschaft des Bieters oder wenn es sich um einen ausländischen Bieter handelt, die Bestätigung des Versicherers über die Mitgliedschaft/Versicherung in/bei einer vergleichbaren Einrichtung des Landes bzw. in dem Land, in dem der Bieter ansässig ist, dem Angebot beizufügen (inkl. Name der Berufsgenossenschaft und Mitgliedsnummer). Zum Nachweis können Bescheinigungen unabhängiger Stellen eingereicht werden.

Eignungskriterium

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Eignungskriterium:
Ausreichende Erfahrung, um den Auftrag in angemessener Qualität ausführen zu können

Nachweise dazu:
1.1 Angabe von mind. 2 max. 3 deutschsprachigen, nachprüfbaren gewerblichen Referenzkunden auf einem separaten Dokument, die die nachstehenden Anforderungen kumulativ erfüllen:
Mindestanforderungen:
- Referenzkunden an die Sie in den Kalenderjahren 2022 bis 2024 Büromöbel, desselben Herstellers wie angeboten, ausgeliefert und vor Ort montiert haben.
- Mit den Referenzkunden muss eine Gewährleistungsfrist von mindestens 2 Jahren vereinbart worden sein.
- Das Zeitfenster 2022 - 2024 wurde gewählt, um die Qualität, Funktionalität und das Serviceverhalten besser bewerten zu können.

Die Darstellung der Referenz muss in nachprüfbarer Weise durch die Angabe des Namens des Kunden, Ansprechpartner beim Kunden, Anschriften, E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Ansprechpartners beim Kunden erfolgen. Die RWTH behält sich vor, die Referenzen sowie die Erfüllung der Referenzanforderungen zu überprüfen. Die Angaben werden vertraulich behandelt. Der Bieter wird gebeten, das Einverständnis der angegebenen Referenzkunden vor Ablauf der Angebotsfrist einzuholen. Nichtüberprüfbare Referenzen führen zum Ausschluss aus dem Verfahren.

1.2 Beschreibung der Organisationsstruktur des Unternehmens auf einem separaten Dokument, die die folgenden Informationen enthalten muss:
a) Firmenprofil mit Aussagen zu Angebotsspektrum und Kerngeschäft.
b) Nennen Sie die Gesamtanzahl Ihrer Mitarbeiter
c) Nennen Sie die Anzahl an Fachpersonal für Beratung und Verkauf im Innendienst und interne Auftragsbearbeitung (Mindeststandard: 4 Mitarbeiter Vollzeitäquivalent (VZÄ), Beratung in Deutsch und Englisch).
d) Nennen Sie zwei feste Ansprechpartner für Beratung und Verkauf im Innendienst und interne Auftragsbearbeitung für die RWTH.
e) Nennen Sie einen festen Ansprechpartner für Beratung und Verkauf im Außendienst für die RWTH. Nenne Sie auch deren Vertreter.
f) Geben Sie den Namen, die Telefon-Nummer sowie die E-Mailadresse der o.g. Ansprechpartner für die RWTH an.
g) Nennen Sie die Qualifikationen der Büromöbelplaner*innen:
Bitte beschreiben Sie neben den beruflichen Abschlüssen auch die produktgruppen-spezifische Weiterbildung und in welchen Abständen diese erfolgt. Zur Sicherstellung des präventiven Arbeitsschutzes haben diese Mitarbeiter Weiterbildungen im Bereich Ergonomie von Büroarbeitsplätzen nachzuweisen. Diese sollten folgende Themen beinhalten: Regelwerke der Verwaltungsberufsgenossenschaft und der deutschen gesetzlichen Unfallversicherung
- Büro-Organisation
- Ergonomie am Arbeitsplatz
- Arbeitsumgebung
- Gestaltung von Büroräumen
- Erstellung von Planungszeichnungen (Grundriss und 3D) nach Aufmaß vor Ort
h) Gültige Zertifikate "Quality Office Berater" nach Leitlinie L-Q 2022 Teil 2 des Qualitätsforums Büroeinrichtungen c/o Industrieverband Büro und Arbeitswelt e.V. (s. Anforderungen zum Quality Office Berater unter https://quality-office.org/berater/zertifizierung-berater/) oder Zertifikate mit gleichwertigen Anforderungen einer anderen Zertifizierungsstelle (gem. Dok 5.0; K 2.3).
i) Benennen Sie die Standorte der Warenlager, aus denen die Artikel geliefert werden
j) Geben Sie an, welche Mitarbeiter für den Haustransport, Aufstellung und Montage verantwortlich sind. Bitte beschreiben Sie neben den beruflichen Abschlüssen auch die Produktgruppen spezifische Weiterbildung und in welchen Abständen diese erfolgt. Das Personal muss sich sicher in deutscher und englischer Sprache verständigen können
k) Geben Sie an, welche Mitarbeiter für die Abwicklung von Nacherfüllungsleistungen verantwortlich sind. Bitte beschreiben Sie neben den beruflichen Abschlüssen auch die Produktgruppen spezifische Weiterbildung und in welchen Abständen diese erfolgt. Das Personal muss sich sicher in deutscher und englischer Sprache verständigen können

Finanzierung

Rechtsform des Bieters

Mehrere Bieter können sich zu einer Bietergemeinschaft zusammenschließen. In diesem Fall hat die Bietergemeinschaft mit Einreichung des Angebots (i) sämtliche Mitglieder der an der Bietergemeinschaft beteiligten Bieter namentlich mit Anschrift, Telefon-/Telefaxnummer sowie E-Mail-Adresse zu benennen; (ii) einen bevollmächtigten Vertreter für das Vergabeverfahren sowie den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu bezeichnen und; (iii) eine von allen Mitgliedern unterschriebene Vollmacht mittels einer Bietergemeinschaftserklärung vorzulegen, in der die gesamtschuldnerische Haftung aller Mitglieder erklärt wird; (iv) eine detaillierte Übersicht einreichen, die darstellt, welches Mitglied für die Erbringung welcher Leistungen/Dienstleistungen verantwortlich ist.
Bedingungen für den Auftrag

Bedingungen für den Auftrag

Fertigstellung des Ausstellungsraumes bis zum 05.05.2025 durch den Bieter und Besichtigung und Prüfung der Muster-Büromöbel durch die RWTH.
Die genauen Anforderungen an die Ausstellung entnehmen Sie bitte Dok 4.0 Ziff. 8.0 Ausstellungsmöbel sowie Dok 6.0 § 2 Ziff. 2.1. Angebote von Bietern, die den o. g. Anforderungen nicht fristgemäß nachkommen, können nicht berücksichtigt werden.

Sofern der Bieter sich der Leistungen von Nachunternehmern bedienen möchte, sind folgende Unterlagen von jedem Nachunternehmer über den Bieter einzureichen:
1. Dok 9.0 Verpflichtungserklärung Nachunternehmer
2. Dok 2.0 Eigenerklärung Ausschlussgründe
3. Eigenerklärung des Nachunternehmers über die Mitgliedschaft in einer Berufsgenossenschaft
4. Eigenerklärung des Nachunternehmers über den Abschluss einer Betriebshaftpflichtversicherung
5. Kopie eines Handelsregisterauszugs des Nachunternehmers (nicht älter als 01.10.2024)

Angaben zu geschützten Beschäftigungsverhältnissen

Nein

Angaben zur reservierten Teilnahme

Angaben zur beruflichen Qualifikation

Noch nicht bekannt

Angaben zur Sicherheitsüberprüfung