Rahmenvereinbarung "Organisationsberatung im Bankenumfeld"

Gegenstand dieser Ausschreibung ist eine Rahmenvereinbarung über Organisationsberatung im Bankenumfeld für die NRW.BANK.

Organisationsberatung im Sinne dieser Ausschreibung umfasst die Beratung und Unterstützung der NRW.BANK bei der Optimierung der Ablauf- und Aufbauorganisation. Ziel der Beratungs- und Unterstützungsleistungen ist es, die interne Struktur und Organisation der Bank zu optimieren und zukunftsfähig zu gestalten.

Die Leistungserbringung erfolgt grundsätzlich themenspezifisch im Rahmen konkreter Projekte bzw. Vorhaben oder Vorstudien der NRW.BANK. Die Projekte werden entweder nach klassischer, hybrider oder agiler Projektmanagementmethode durchgeführt. Die Bandbreite der Beratungs- und Projektthemen variiert und kann beispielsweise Projekte bzw. Vorhaben im Umfeld von Prozessoptimierungen, Systemeinführungen, Anpassungen der Aufbauorganisation oder Neugestaltung von Fachbereichen bzw. die Erarbeitung und Umsetzung strategischer Konzepte zur Neuausrichtung bestimmter Themen umfassen.

Das in Aussicht genommene Auftragsvolumen nach dieser Rahmenvereinbarung beträgt insgesamt 5.000 Personentage (bezogen auf die maximal zulässige Gesamtlaufzeit der Rahmenvereinbarung von vier Jahren), gestaffelt wie folgt:

- Projektleiter: 800 Personentage
- Senior Berater: 2.500 Personentage
- Berater: 1.700 Personentage

Für Leistungen aus der Rahmenvereinbarung gilt eine verbindliche Höchstabnahmegrenze von insgesamt 6.500 Personentage, gestaffelt wie folgt:

- Projektleiter: 1.040 Personentage
- Senior Berater: 3.250 Personentage
- Berater: 2.210 Personentage

Eine Mindestabnahmeverpflichtung der NRW.BANK besteht nicht. Die NRW.BANK ist nicht dazu verpflichtet, Aufträge im Sinne dieser Rahmenvereinbarung unter der Rahmenvereinbarung zu vergeben (vgl. Erwägungsgrund Nr. 61 der Richtlinie 2014/24/EU).

Um eine einheitliche Kalkulationsbasis sicherzustellen, legt die NRW.BANK für die Preisbildung folgende Annahme zugrunde:

- 40 % der Beratungsleistungen erfolgen remote.
- 60 % der Beratungsleistungen erfolgen onsite, verteilt auf die Standorte der NRW.BANK in Düsseldorf (90 %) und Münster (10 %).

Diese Annahme dient ausschließlich der einheitlichen Angebotskalkulation und begründet keine verbindliche vertragliche Verpflichtung für die spätere Leistungserbringung. Die tatsächliche Verteilung von Onsite- und Remote-Einsätzen wird auf Ebene der Einzelabrufe je nach den konkreten Anforderungen der jeweiligen Leistung festgelegt.

Die Rahmenvereinbarung besteht mit bis zu 5 Unternehmen. Die Vergabe der auf der Rahmenvereinbarung beruhenden Einzelaufträge erfolgt mittels eines erneuten Vergabeverfahrens zwischen den Rahmenvertragspartnern (vgl. § 21 Abs. 4 Nr. 3 und Abs. 5 VgV - Miniwettbewerb).

Die Einzelaufträge dürfen nur durch Berater ausgeführt werden, die der jeweilige Rahmenvertragspartner in seinem Angebot zu dieser Rahmenvereinbarung benannt hat, oder durch qualitativ mindestens vergleichbare Berater. Der Nachweis der Vergleichbarkeit obliegt der Auftragnehmerin.

Die Rahmenvereinbarung tritt zum 1.08.2025 in Kraft und hat eine Grundlaufzeit bis zum 31.07.2027. Sie verlängert sich automatisch um jeweils ein weiteres Jahr, wenn sie nicht drei Monate vor Ablauf von der NRW.BANK schriftlich gekündigt wird, höchstens jedoch bis zum 31.07.2029. Nach dem Ablauf der Höchstlaufzeit endet die Rahmenvereinbarung, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Gleiches gilt, soweit die vorgesehene Höchstabnahmegrenze vor dem Ablauf der Höchstlaufzeit erreicht wird.

1. Die NRW.BANK behält sich vor, Bieterpräsentationen durchzuführen, die nicht gesondert bewertet werden, sondern lediglich zur Verifizierung der Angebotsangaben (insb. im Beratungs- und Personalkonzept) dienen. Die NRW.BANK behält sich vor, zur Bieterpräsentation nur diejenigen Bieter zuzulassen, die nach vorläufiger Wertung der Beratungs- und Personalqualität und des Angebotspreises die höchste Gesamtpunktzahl erzielen und somit Zuschlagsaussichten haben. (Nach-) Verhandlungen erfolgen nicht.

2. Bestandteile der Rahmenvereinbarung sind in der folgenden Reihen- und Rangfolge:
a) der Text der Rahmenvereinbarung
b) Anlage 01: Antworten auf Bieterfragen und Hinweise der NRW.BANK im Vergabeverfahren
c) Anlage 02: Leistungsbeschreibung
d) Anlage 03: Preisblatt (= Vordruck 08)
e) Anlage 04: Bewerber-/ Bietergemeinschaftserklärung (= Vordruck 02) - soweit relevant -
f) Anlage 05: Eignungsleihe wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit, Eignungsleihe technische und berufliche Leistungsfähigkeit ( = Vordrucke 05 und 05a, zusammen auch Anlagenkonvolut 05 genannt) - soweit relevant -
g) Anlage 06: Informationen zu Unteraufträgen bei Angebotsabgabe, Nachweis Unterauftragnehmer (= Vordrucke 07a und 07b, zusammen auch Anlagenkonvolut 06 genannt) - soweit relevant -
h) Anlage 07: Verantwortlicher Ansprechpartner der Auftragnehmerin (= Vordruck 06)
i) Anlage 08: Verpflichtungserklärung Datenschutz
j) Anlage 09: Verpflichtungserklärung Compliance/ Insidervorschriften
k) Anlage 10: Bedingungen für den Fremdfirmeneinsatz
l) Anlage 11: Steuerabzug bei beschränkt Steuerpflichtigen gemäß § 50a EstG
m) Anlage 12: Beratungskonzept (Vordruck 09)
n) Anlage 13: Personalkonzept (Vordruck 10)
o) Anlage 14: Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen, Teil B (VOL/B)
p) Anlage 15: Besondere Vertragsbedingungen des Landes Nordrhein-Westfalen zur Einhaltung des Tariftreue- und Vergabegesetzes Nordrhein-Westfalen (BVB - Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen)

Allgemeine Geschäftsbedingungen der Auftragnehmerin finden keine Anwendung. Dies gilt sowohl für die Rahmenvereinbarung als auch für die Einzelverträge oder Leistungsabrufe.

3. Im Hinblick auf die Angabe der Referenzen auf dem Vordruck 03 werden folgende Hinweise erteilt:
(1) In der Zeile "Referenzgeber (Referenzkunde)" des Vordrucks 03 ist der Empfänger der Leistung anzugeben. "Empfänger" bedeutet in diesem Zusammenhang die Firma bzw. Institution, für die die Leistung erbracht wurde. Eine Angabe des Namens eines Ansprechpartners oder weiterer Kontaktdaten ist nicht verlangt und demgemäß auch nicht erforderlich.
(2) In der Zeile "Fortlaufende Erbringung von Beratungsleistungen im Bereich Organisationsberatung" des Vordrucks 03 ist eine aussagekräftige Erläuterung der erbrachten Referenzleistung erforderlich. Eine konkrete Vorgabe zur Struktur oder zum Umfang der Darstellung gibt es nicht. Typischerweise könnten z. B. folgende Aspekte hilfreich sein: Titel des Projekts; Ausgangssituation und Herausforderung; Projektziele/-auftrag; Ansatz, Vorgehensweise und eingesetzte Methoden; Ergebnis/Lösung und geschaffener Mehrwert. Entscheidend ist, dass die Erläuterung hinreichend detailliert ist, um eine nachvollziehbare Bewertung der Referenz im Hinblick auf die Mindestanforderungen zu ermöglichen.
(3) Unter "fortlaufender Erbringung" ist in diesem Zusammenhang eine kontinuierliche, nicht nur punktuelle Beratungsleistung zu verstehen. Entscheidend ist, dass die Beratung über einen zusammenhängenden Zeitraum erbracht wurde und nicht lediglich einzelne, isolierte Maßnahmen umfasst. Die Auftragsbekanntmachung verlangt ergänzend, dass die Beratungsleistungen über einen Zeitraum von mindestens zwei zusammenhängenden Monaten im Referenzzeitraum erbracht wurden. Dies bedeutet, dass die Tätigkeit eine nachhaltige Begleitung des Kunden über diesen Zeitraum erfordert und nicht lediglich eine punktuelle Unterstützung oder einzelne Workshops umfasst.
(4) Die Auftragsbekanntmachung definiert den Begriff "Bankenumfeld" als Institute im Sinne von § 1 Abs. 1b KWG oder vergleichbar. Insofern ist eine klare und eindeutige Zuordnung ausreichend. Eine weitergehende Beschreibung des Instituts ist nicht erforderlich, sofern die Einordnung in die zutreffende Kategorie eindeutig aus der Angabe hervorgeht.
(5) In der letzten Zeile der Referenzentabelle des Vordrucks 03 ist darzulegen, dass die Leistung über mindestens zwei zusammenhängende Monate im Referenzzeitraum vom 13.03.2022 bis zum 12.03.2025 erbracht wurde. Die Auftragsbekanntmachung verlangt insoweit keine explizite Angabe eines Leistungszeitraums, jedoch muss aus der Darstellung klar hervorgehen, dass die Leistung in dem geforderten Zeitraum zusammenhängend und fortlaufend erbracht wurde. Eine geeignete Darstellung könnte beispielsweise enthalten: Eine Beschreibung des fortlaufenden Charakters der Leistung (z. B. regelmäßige Beratungssitzungen, kontinuierliche Projektbegleitung, laufende strategische Unterstützung) und die Erläuterung, dass die Leistung über mindestens zwei Monate hinweg ohne Unterbrechung erfolgte (z. B. "laufende Beratung zur strategischen Neuausrichtung von März bis Juni 2023" oder "kontinuierliche Unterstützung der Geschäftsführung im Zeitraum Q2/2023").

Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)
§ 160 Einleitung, Antrag
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

1.
a) Unterauftragnehmer (auch: Nachunternehmer) sind zugelassen.
b) Eine Unterauftragnehmerschaft liegt nur vor, wenn der vorgesehene Unterauftragnehmer auf Rechnung des Bieters als späterem Zuschlagsempfänger einen Teil der zu vergebenden Leistungen selbstständig ausführen soll.
c) Jeder Bewerber oder Bieter wird dazu aufgefordert, bei Angebotsabgabe die Teile des Auftrags, die sie im Wege der Unterauftragsvergabe an Dritte zu vergeben beabsichtigen, sowie, falls zumutbar, die vorgesehenen Unterauftragnehmer zu benennen. Dafür ist jeweils der Vordruck 07: Informationen zu Unteraufträgen bei Angebotsabgabe zu verwenden. Vor Zuschlagserteilung kann der die NRW.BANK von den Bietern, deren Angebote in die engere Wahl kommen, verlangen, die Unterauftragnehmer unter Verwendung des Vordrucks 07 zu benennen und unter Verwendung des Vordrucks 07a: Nachweis Unterauftragnehmer nachzuweisen, dass ihnen die erforderlichen Mittel dieser Unterauftragnehmer zur Verfügung stehen. Die Vorlage des Vordrucks 07a ist entbehrlich, soweit der Bieter bereits im Teilnahmewettbewerb die Vordrucke 05 oder 05a vorgelegt hat.
d) Wenn ein Bewerber oder Bieter die Vergabe eines Teils des Auftrags an einen Dritten im Wege der Unterauftragsvergabe beabsichtigt und sich zugleich im Hinblick auf seine Leistungsfähigkeit gemäß den §§ 45 und 46 VgV auf die Kapazitäten dieses Dritten beruft, ist auch § 47 VgV anzuwenden. In diesem Falle hat er jeweils bereits mit seinem Teilnahmeantrag bei einer Eignungsleihe im Bereich der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit den Vordruck 05: Eignungsleihe wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit und bei einer Eignungsleihe im Bereich der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit den Vordruck 05a: Eignungsleihe technische und berufliche Leistungsfähigkeit vorzulegen.
e) Die Haftung des Hauptauftragnehmers gegenüber der NRW.BANK bleibt von Ziff. 1 lit. c) und d) unberührt.
f) Für Unterauftragnehmer aller Stufen gilt § 128 Absatz 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen.
g) Die NRW.BANK überprüft vor der Erteilung des Zuschlags, ob Gründe für den Ausschluss des Unterauftragnehmers vorliegen. Bei Vorliegen zwingender Ausschlussgründe verlangt sie die Ersetzung des Unterauftragnehmers. Bei Vorliegen fakultativer Ausschlussgründe kann sie verlangen, dass dieser ersetzt wird. Die NRW.BANK kann dem Bieter dafür eine Frist setzen.

2. Zum Nachweis, dass keine Ausschlussgründe vorliegen, sind von jedem Bewerber mit dem Teilnahmeantrag die Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB gemäß Vordruck 04 und die Eigenerklärung nach § 19 Abs. 3 Mindestlohngesetz (MiLoG) gemäß Vordruck 04a abzugeben. Zum Nachweis dessen, dass keine Sanktionstatbestände vorliegen, ist von jedem Bewerber mit dem Teilnahmeantrag die Eigenerklärung Sanktionen gemäß Vordruck 04b abzugeben.

3. Die NRW.BANK verfährt nach dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung - VgV) und dem Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen - TVgG NRW sowie allen einschlägigen weiteren Bundes- und Landesgesetzen in jeweils aktueller Fassung. Im Falle von Abweichungen / Widersprüchen der Vergabeunterlagen zu den geltenden Gesetzen sind ausschließlich die gesetzlichen Verfahrensregelungen maßgeblich. Die Vergabeunterlagen sind im Zweifel im Sinne der gesetzlichen Regelungen auszulegen. Die Bewerbungsbedingungen enthalten insoweit arbeitserleichternde Hinweise und ausgestaltende Vorgaben, erheben aber keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Sie vermögen die genaue Kenntnisnahme der gesetzlichen Verfahrensregelungen nicht zu ersetzen. Im Falle von Abweichungen / Widersprüchen der Auftragsbekanntmachung zu den Bewerbungsbedingungen ist ausschließlich die Auftragsbekanntmachung in letzter Fassung maßgeblich.

4. Mit dem Teilnahmeantrag sind folgende Unterlagen vorzulegen:
a) Vordruck 01 Teilnahmeantrag
b) Soweit relevant: Vordruck 02 Bewerber-/Bietergemeinschaftserklärung
c) Vordruck 03 Eigenerklärung zur Eignung
d) Vordruck 03a Beschreibung der Referenzen zwecks Bewerberauswahl
e) Vordruck 04 Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 GWB
f) Vordruck 04a Eigenerklärung nach § 19 Abs. 3 MiLoG
g) Vordruck 04b Eigenerklärung Sanktionen
h) Nur bei einer Eignungsleihe im Bereich der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit: Vordruck 05: Eignungsleihe wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
i) Nur bei einer Eignungsleihe im Bereich der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit: Vordruck 05a: Eignungsleihe technische und berufliche Leistungsfähigkeit
j) Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung
k) Handelsregisterauszug
l) Soweit relevant: Nachweis der erlaubten Berufsausübung
m) Vordruck 06 Verantwortlicher Ansprechpartner

5. Mit dem Angebot sind folgende Unterlagen vorzulegen:
a) Vordruck 07 Angebotsvordruck
b) Nur bei Unterauftragnehmer-Einsatz (soweit kein Fall der Eignungsleihe vorliegt): Vordruck 07a: Informationen zu Unteraufträgen bei Angebotsabgabe und Vordruck 07b: Nachweis Unterauftragnehmer (Unterauftragnehmer-Benennung nur, soweit i. S. v. § 36 VgV zumutbar)
c) Vordruck 08: Preisblatt
d) Vordruck 09: Beratungskonzept
e) Vordruck 10: Personalkonzept

6. Auswahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bewerber

a) Es werden mindestens fünf und höchstens zehn Bewerber zur Erstangebotsabgabe aufgefordert, sofern genügend geeignete Bewerber zur Verfügung stehen.
b) Die von der NRW.BANK vorgesehenen objektiven und nichtdiskriminierenden Eignungskriterien für die Begrenzung der Zahl der einzuladenden Bewerber lauten: Referenzen.
c) Jede auf dem Vordruck 03 angegebene Referenz, die die vorgegebenen Mindestbedingungen erfüllt, wird anhand Ihrer Referenzerläuterungen auf dem Vordruck 03a nach ihrer Vergleichbarkeit mit dem vorliegend ausgeschriebenen Auftrag einzeln bewertet. Auch Ihre Angaben auf dem Vordruck 03a bedürfen zu diesem Zweck einer ausführlichen Erläuterung; sie haben jeweils referenzbezogen zu sein. Soweit ein Bewerber mehr Referenzen erläutern will als der Vordruck 03a hierfür Felder vorsieht, kann der Vordruck 03a vervielfältigt eingereicht werden (mit dann fortlaufender Nummerierung der Referenzen).

Die Vergleichbarkeit bemisst sich anhand der angegebenen Referenzen im Hinblick auf folgenden zwei Unterkriterien (Angabe jeweils mit Gewichtung):

- Abdeckung der Ablauforganisation (50%)
- Abdeckung der Aufbauorganisation (50%)

Die insoweit bestehenden Anforderungen werden für jedes Unterkriterium jeweils wie folgt präzisiert:

- Abdeckung der Ablauforganisation: Der NRW.BANK kommt es insofern darauf an, dass die Referenzleistung beim Referenzgeber insbesondere die Analyse, Optimierung und Modellierung von Arbeits- und Geschäftsprozessen abgedeckt hat. Je umfassender dies anhand der jeweiligen Referenzerläuterungen nachgewiesen ist, umso besser wird die Referenz bewertet.

- Abdeckung der Aufbauorganisation: Der NRW.BANK kommt es insofern darauf an, dass die Referenzleistung beim Referenzgeber insbesondere die Strukturierung von Verantwortlichkeiten, Aufgaben und Berichtswege innerhalb der Organisation abgedeckt hat. Je umfassender dies anhand der jeweiligen Referenzerläuterungen nachgewiesen ist, umso besser wird die Referenz bewertet.

Alle angegebenen Referenzen werden für jedes Unterkriterium jeweils einzeln anhand der folgenden Methode bewertet, wobei die Bewertung als solche und in Relation zu den Referenzangaben der Mitbewerber erfolgt:

10,00 Punkte Die Referenz trägt den dargelegten Anforderungen weit überdurchschnittlich Rechnung und lässt deshalb eine sehr gute Erfüllung der in den Vertragsunterlagen dargelegten Anforderungen erwarten.
07,50 Punkte Die Referenz trägt den dargelegten Anforderungen überdurchschnittlich Rechnung und lässt deshalb eine gute Erfüllung der in den Vertragsunterlagen dargelegten Anforderungen erwarten.
05,00 Punkte Die Referenz trägt den dargelegten Anforderungen durchschnittlich Rechnung und lässt deshalb eine befriedigende Erfüllung der in den Vertragsunterlagen dargelegten Anforderungen erwarten.
02,50 Punkte Die Referenz trägt den dargelegten Anforderungen zwar bereits teilweise, aber noch nicht in jeder Hinsicht durchschnittlich Rechnung, und lässt deshalb eine ausreichende Erfüllung der in den Vertragsunterlagen dargelegten Anforderungen erwarten.
00,00 Punkte Die Referenz trägt den dargelegten Anforderungen nicht oder überwiegend nicht Rechnung und lässt deshalb nicht die Erfüllung der in den Vertragsunterlagen dargelegten Anforderungen erwarten.

Die pro Unterkriterium erreichten Punkte werden für jede Referenz unter Berücksichtigung der vorgegebenen Gewichtung addiert; die Summe wird entsprechend der vorgegebenen Gewichtung gewichtet. Bei der Bewerberauswahl berücksichtigt werden jeweils nur die drei Referenzen mit den in Summe jeweils höchsten erreichten Punktzahlen. Die Punktzahlen dieser drei Referenzen werden zu einer Gesamtsumme addiert. Anhand der sich ergebenden Summen wird eine Bewerberrangfolge gebildet.

Die Bewerber auf den Rängen 1 bis 10 werden zur Angebotsabgabe aufgefordert, sofern nicht (sonstige) Gründe des Vergaberechts entgegenstehen. Sind die Bewerber auf den Rängen 10 und 11 punktgleich, erhält auch der Bewerber auf Rang 11 eine Aufforderung zur Angebotsabgabe, sofern nicht (sonstige) Gründe des Vergaberechts entgegenstehen. Entsprechendes gilt im Hinblick auf Rang 12. Sind auch die Ränge 13 usw. punktgleich mit Rang 10, werden ebenfalls (nur) die Bewerber auf den ersten 10 Rängen berücksichtigt; in diesem Falle entscheidet unter den betroffenen punktgleichen Bewerbern das Los.

Nachforderungen bleiben, soweit gesetzlich zulässig, vorbehalten. Die Auftraggeberin sieht in Ausübung des ihr insoweit zustehenden Ermessens bei den Teilnahmeanträgen/ Angeboten von Nachforderungen ab, die bereits aus anderen Gründen keine Berücksichtigung finden können.

Siehe Vertragsbedingungen.