Durchführung einer europaweiten Ausschreibung mit dem Ziel, einen Dienstleister zu beauftragen, der für die Landesverwaltung und die Hochschulen/Universitäten des Landes NRW eine Dienstleistung in Form des Scannens von Papierakten unter Einhaltung der TR-RESISCAN erbringt.

Gemäß § 10 des E-Government-Gesetzes Nordrhein-Westfalen vom 08. Juli 2016 besteht für die Bedarfsträger des Landes die Anforderung, das Projekt "Scanleistung für Papierakten unter Einhaltung der Vorgaben der TR-RESISCAN" umzusetzen.
Ziel des ersetzenden Scannens ist es, die Voraussetzungen für eine Erleichterung der elektronischen Kommunikation mit und innerhalb der öffentlichen Verwaltung zu schaffen, um damit die Kommunikations- und Bearbeitungsprozesse in der öffentlichen Verwaltung weitgehend elektronisch und medienbruchfrei durchführen zu können. Hierzu sollen Papierdokumente digitalisiert und anschließend vernichtet oder zurücktransportiert werden.
Das ersetzende Scannen dient dazu, die mit einer Vernichtung des papiernen Originaldokuments einhergehende Verringerung des Beweiswerts für den jeweiligen Anwender durch einen an das Original möglichst weit angenäherten Beweiswert des Scanproduktes selbst auszugleichen, zu minimieren oder sichtbar zu machen. Hierzu bedarf es eines geordneten und am Stand der Technik ausgerichteten Prozesses. Aus diesem Grund müssen die vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen zu jeder Zeit den Anforderungen der TR-RESISCAN des BSI in der jeweils geltenden Fassung genügen.
Ziel ist es, das Scangut in Form von Papierakten, die für das ersetzende Scannen in Betracht kommen, von einem Dienstleister in einer den Anforderungen des Auftraggebers entsprechenden Systemumgebung scannen zu lassen.
Die auf Grundlage dieser Rahmenvereinbarung im Rahmen der Einzelabrufe zu beauftragenden Leistungen umfassen eine geschätzte Abrufmenge über die Laufzeit in Höhe von insgesamt 647 Mio. Blättern. (Schätzmenge). Die maximale Abrufmenge über die Laufzeit beträgt insgesamt 777 Mio. Blättern (Obergrenze).

Abholung und Rückführung von Akten im gesamten Land NRW und bei Bedarf in Berlin und Brüssel (Zweigstellen der Staatskanzlei)

IT.NRW hat sich dazu entschieden, die Laufzeit der Rahmenvereinbarung auf max. 96 Monate festzulegen. Damit überschreitet die vorgesehene Laufzeit die Regellaufzeit für Rahmenvereinbarungen im Anwendungsbereich der Vergabeverordnung (VgV) von 48 Monaten (vgl. § 21 Abs. 6 VgV). Die längere Laufzeit beruht auf folgenden Überlegungen:
Auf der Grundlage des durchgeführten Marktdialogs geht der Auftraggeber davon aus, dass die am Markt tätigen Unternehmen bei einem fiktiven Abruf der geschätzten Gesamtmenge von rund 647 Millionen Blättern am ersten Tag - je nach den bestehenden Kapazitäten - zwischen zwei und vier Jahren benötigen würden, um diese abzuarbeiten. Die auf dem Markt tätigen Unternehmen müssen hierfür zusätzliche personelle und technische Kapazitäten aufbauen, um den Umfang der potenziell abruffähigen Menge der zu vergebenden Rahmenvereinbarung bewältigen zu können. Dies setzt auch Vorausleistungen der Bieter voraus, die für diese ein nennenswertes wirtschaftliches Risiko darstellen. Zudem erfordern die in der Leistungsbeschreibung geforderten Schnittstellen ebenfalls wirtschaftliche Investitionen des Auftragnehmers.
Eine über die regelmäßige Laufzeit von vier Jahren hinausgehende zusätzliche Laufzeit von weiteren 48 Monaten ist daher erforderlich, um die von dem späteren Auftragnehmer zu tätigenden Aufwendungen zu amortisieren. Da die zu tätigenden Aufwendungen ein signifikantes wirtschaftliches Gewicht haben, bedarf es hier einer Planungssicherheit für die Bieter. Ein entsprechend längere Laufzeit der Rahmenvereinbarung kann so ein Anreiz sein, die erforderlichen Investitionen zu tätigen.
Zudem rechtfertigt der Leistungsgegenstand auch aus Sicht der Bedarfsträger eine längere Laufzeit: Der Scan von wichtigen und ggf. sensiblen Behördenakten ist ein laufender Prozess, da immer neue Akten angelegt werden. Auch aus Sicht der Bedarfsträger ist es daher wichtig, über einen längeren Zeitraum eingespielte Prozesse mit dem gleichen Auftragnehmer zu haben und dass nicht bereits nach vier Jahren ein potenzieller Auftragnehmerwechsel anstehen könnte.

Der Auftraggeber kann fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen nachfordern.Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen.

Es gelten die Vorschriften des Tariftreue- und Vergabegesetzes des Landes NRW (TVgG NRW).