SAP S/4 HANA Transition
VO: VgV Vergabeart: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb Status: Veröffentlicht

Fristen

Fristen
30.04.2025
12.05.2025 11:00 Uhr
19.05.2025

Adressen/Auftraggeber

Auftraggeber

Auftraggeber

Universitätsklinikum Düsseldorf
DE119432190
Moorenstr. 5
40225
Düsseldorf
Deutschland
DEA11
Submissionsstelle
submission@med.uni-duesseldorf.de
+49 2118119301

Angaben zum Auftraggeber

Anstalten des öffentlichen Rechts auf Landesebene
Gesundheit

Gemeinsame Beschaffung

Beschaffungsdienstleister
Weitere Auskünfte
Rechtsbehelfsverfahren / Nachprüfungsverfahren

Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt

Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
DE 812110859
Zeughausstraße 2-10
50667
Köln
Deutschland
DEA23
VKRheinland@bezreg-koeln.nrw.de
+49 221147-3055

Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
DE 812110859
Zeughausstraße 2-10
50667
Köln
Deutschland
DEA23
VKRheinland@bezreg-koeln.nrw.de
+49 221147-3055

Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren

Auftragsgegenstand

Klassifikation des Auftrags
Dienstleistungen

CPV-Codes

72000000-5
72220000-3
72250000-2
72260000-5
Umfang der Beschaffung

Kurze Beschreibung

Das Universitätsklinikum Düsseldorf (UKD) steht vor der Notwendigkeit, die aktuell eingesetzten, veralteten R/3 SAP-Systeme, die bis Ende 2027 aus der Wartung laufen, durch den Umstieg auf SAP HANA (S/4 HANA) zu ersetzen, da diese Lösung für alle Universitätskliniken erforderlich ist.

Schlüsselziele
- Umstellung auf SAP HANA zur Sicherstellung zukünftiger Systemwartung und Innovation
- Optimierung, Digitalisierung und Automatisierung der Geschäftsprozesse
- Sicherstellung der Betriebsbereitschaft durch schrittweisen Umstieg bis zum Go Live 2027.

Beschreibung der Beschaffung (Art und Umfang der Dienstleistung bzw. Angabe der Bedürfnisse und Anforderungen)

Der Auftrag umfasst:

1. Durchführung der Analysephase
- Projektinitiierung sowie detaillierte Ist-Analyse, Erarbeitung der Migrationsstrategie, Definition von einer Roadmap für die S/4 HANA Implementierung inklusive erforderlichen Meilensteinen
- Durchführung von Workshops unter Beteiligung von den UKD-Fachbereichen um eine Ist-Aufnahme von Geschäftsprozessen sowie technischen und fachlichen Systemanforderungen zu erarbeiten

Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, die nachfolgend aufgeführten Phasen an den Auftragnehmer zu vergeben. Es besteht kein Anrecht auf Beauftragung dieser Phasen.

2. Definition sowie Umsetzung der Implementierungsphase
- Festlegung der Zielarchitektur, Konzeption richtungsweisender Themen für die Detailkonzeptionsphase, Abgleich mit SAP Best Practices und Evaluierung von S/4 HANA-Funktionalitäten, Harmonisierung und Bereinigung von Stammdaten
- Erstellung einer Detailkonzeption orientiert an den fachlichen und technischen Anforderungen der einzelnen Prozessbereiche sowie Stammdaten- und Strukturbereinigung
- Implementierung der abgestimmten Lösung, Test und Cutover inklusive Umsetzung der Konzepte, Migration historischer Daten, Integrations-, Schnittstellen- und Berechtigungstests etc.

3. Begleitung der Hypercare-Phase
- System Go Live, Delta Analyze, Abschluss Datenmigration
- Hypercare Phase, Post Go Live support

Umfang der Auftragsvergabe

EUR

Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

Laufzeit in Jahren
2

Laufzeit: 2 Jahre mit der Option auf Verlängerung um jeweils ein weiteres Jahr, sofern dies für die Umsetzung des Projektes notwendig ist (maximale Laufzeit begrenzt auf vier Jahre).
2
Erfüllungsort(e)

Erfüllungsort(e)

---
Moorenstr. 5
40225
Düsseldorf
Deutschland
DEA11

Weitere Erfüllungsorte

Zuschlagskriterien

Zuschlagskriterien

Bewertung erfolgt über prozentual gewichtete Kriterien

Zuschlagskriterium

Preis
Angebotspreis

Der Preis wird aus der Wertungssumme des Angebotes ermittelt.
Gewichtung
50,00

Zuschlagskriterium

Qualität
Technische und fachliche Qualifikation

Technische und fachliche Qualifikation des eingesetzten Personals.
Gewichtung
40,00

Zuschlagskriterium

Qualität
Konzeption

Konzept bzw. Lösungsansatz spezifisch auf das UKD
Gewichtung
10,00
Weitere Informationen

Angaben zu Mitteln der europäischen Union

Angaben zu KMU

Angaben zu Optionen

Zusätzliche Angaben

Wir weisen darauf hin, dass ein Auftrag erst nach Vorliegen der Zustimmung durch den Aufsichtsrates des Universitätsklinikums Düsseldorf erteilt werden kann.

Verfahren

Verfahrensart

Verfahrensart

Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

Angaben zum Verfahren

Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)

Besondere Methoden und Instrumente im Vergabeverfahren

Angaben zur Rahmenvereinbarung

Entfällt

Angaben zum dynamischen Beschaffungssystem

Entfällt

Angaben zur elektronischen Auktion

Angaben zur Wiederkehr von Aufträgen

Angaben zur Wiederkehr von Aufträgen

Strategische Auftragsvergabe

Strategische Auftragsvergabe

Gesetz über die Beschaffung sauberer Straßenfahrzeuge

Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

Erforderlich
Auftragsunterlagen

Sprache der Auftragsunterlagen

Deutsch
Sonstiges / Weitere Angaben

Kommunikationskanal


https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXPNYBBD7CM

Einlegung von Rechtsbehelfen

Weitere Angaben

Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren

Anwendbarkeit der Verordnung zu drittstaatlichen Subventionen

Zusätzliche Informationen

Teilnahmeanträge

Anforderungen an Angebote / Teilnahmeanträge

Sprache(n), in der (denen) Angebote / Teilnahmeanträge eingereicht werden können

Deutsch

Varianten / Alternativangebote

Elektronische Kataloge

Nicht zulässig

Mehrere Angebote pro Bieter

Zulässig
Verwaltungsangaben

Nachforderung

Eine Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist teilweise ausgeschlossen.

Wesentliche Preisangaben werden nicht nachgefordert.

Bedingungen

Ausschlussgründe

Ort der Angabe der Ausschlussgründe

Auswahl der Ausschlussgründe

Nachweis (ersatzweise Eigenerklärung des Bieters) der ordnungsgemäßen Erfüllung der Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben (Bescheinigung des Finanzamtes).

Nachweis (ersatzweise Eigenerklärung des Bieters) der ordnungsgemäßen Erfüllung der Verpflichtung zur Zahlung zur gesetzlichen Sozialversicherung (Bescheinigung der zuständigen Krankenkasse/Einzugsstelle).

Erklärung des Bieters, dass sein Unternehmen sich nicht in Liquidation befindet.

Erklärung des Bieters, dass über sein Vermögen nicht das Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt worden ist oder der Antrag mangels Masse abgelehnt wurde.
Erklärung des Bieters, dass sein Unternehmen sich nicht in Liquidation befindet.

Erklärung des Bieters, dass über sein Vermögen nicht das Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt worden ist oder der Antrag mangels Masse abgelehnt wurde.
Erklärung des Bieters, dass sein Unternehmen sich nicht in Liquidation befindet.

Erklärung des Bieters, dass er nachweislich keine schwere Verfehlung begangen hat, die seine Zuverlässigkeit als Bewerber in Frage stellt.

Begrenzung der Bieter

Begrenzung der Bieter

3
3
Teilnahmebedingungen

Eignungskriterien / Ausschreibungsbedingungen

Eignungskriterium

Durchschnittliche jährliche Belegschaft

Angabe der durchschnittlich jährlich einsetzbaren Fachkräfte (§ 46 Abs. 3 Nr. 2 VgV), die zur Erfüllung der ausgeschriebenen Leistung eingesetzt werden können. (Angabe in VK/FTE).
Mindestkriterium: 10 VK/FTE oder mehr
2 Punkte: 10 - 20 FTE's
5 Punkte: 21 - 30 FTE's
10 Punkte: > 30 FTE's

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Gewichtung (Punkte, genau)
10,00

Eignungskriterium

Zertifikate von Qualitätskontrollinstituten

Verfügt Ihr Unternehmen über folgende Zertifikate (ISO 9001, ISO 21500, ISO 27001, CMMI, TQM, vergleichbare), die die Maßnahmen zur Gewährung der Dienstleistungsqualität darstellen (§ 46 VgV)?
Zertifikate sind vorzulegen
0 Punkte: Keine Zertifikate
3 Punkte: 1 Zertifikat
6 Punkte: 2 Zertifikate
10 Punkte: > 2 Zertifikate

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Gewichtung (Punkte, genau)
10,00

Eignungskriterium

Referenzen zu bestimmten Arbeiten

Es werden drei Referenzen gefordert, die die nachfolgenden Kriterien erfüllen:

Für alle Referenzen sind die nachfolgenden Angaben zu tätigen, ansonsten wird die Referenz nicht gewertet:
- Projektbezeichnung
- Auftraggeber
- Ansprechpartner inkl. Kontaktdaten
- Angabe der Branche
- Kurzbeschreibung von Ziel und Inhalt des Projektes
- Projektlaufzeit des Projektes unter Angabe von Start und Ende (MM.JJJJ)

Weitere Mindestkriterien für jede Referent:
- Es handelt sich um ein SAP S/4 HANA Projekt im Sinne einer Transformation oder Transition
- Leistungserbringung liegt nicht mehr als 5 Jahre zurück (im Zeitraum von 2019- oder jünger)
- Angabe der Projektdauer in Monaten
- Angabe der Anzahl von SAP User beim Auftraggeber
- Angabe Gesamtanzahl von Mitarbeitern beim Auftraggeber

Pro Referenz werden Punkte für die einzelnen Bereiche vergeben (die Angabe in Klammern beziffert die maximal Anzahl an Punkten pro Kriterium pro Referenz):
Branchenerfahrung (5)
Projektplan (5)
Schulungskompetenzen (5)
Fachliche Kompetenzen (11)
Technische Kompetenzen (5)
Definition von Rollen- sowie Berechtigungskonzepten (5)
Projektmanagement Methoden (6)
Prozessmanagement Kompetenzen (5)
Verwaltetes Projektvolumen (5)
Integrationserfahrung (9)
SAP spezifische Reporting Kompetenzen (8)
Darstellung von Geschäftsprozessen (11)

Weitere Informationen können der beiliegenden Bewertungsmatrix entnommen werden.

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Gewichtung (Punkte, genau)
240,00

Eignungskriterium

Berufliche Risikohaftpflichtversicherung

Nachweis einer gültigen Betriebshaftpflichtversicherung.

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Eintragung in ein relevantes Berufsregister

Nachweis der Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft (ersatzweise Eigenerklärung des Bewerbers).

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Eintragung in das Handelsregister

Angaben zum Unternehmen, Sitz, Gegenstand, Rechtsform, Gründungsjahr; Nachweis der Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister des Sitzes oder Wohnsitzes nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Mitgliedsstaates, in dem der Bieter ansässig ist (Handelsregisterauszug oder vergleichbar)

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Finanzierung

Rechtsform des Bieters

Bedingungen für den Auftrag

Bedingungen für den Auftrag

Erklärung Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (§ 123 GWB)
Erklärung Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (§ 124 GWB)
Siehe Eignungs- und Mindestkriterien

Angaben zu geschützten Beschäftigungsverhältnissen

Nein

Angaben zur reservierten Teilnahme

Angaben zur beruflichen Qualifikation

---

Angaben zur Sicherheitsüberprüfung