Zur Umsetzung seiner Kommunikations- und Marketingstrategie vergibt der Tourismus NRW e.V. mit diesem Vergabeverfahren eine Rahmenvereinbarung über Marktrecherche und die Einbuchung von Medialeistungen im Bereich Print, Online, Social Media, Out-of-Home und Radio für den Zeitraum 03.04.2025-31.12.2027. Im Rahmen des Vergabeverfahrens wird ein Rahmenvereinbarungspartner ermittelt, der den Tourismus NRW e.V. (auch im Rahmen von Förderprojekten) bei den Arbeiten professionell unterstützt, die Umsetzung von Konzepten überwacht und die jeweils zielgruppen- und marktbezogenen erforderlichen Leistungen anbietet und umsetzt. Dies setzt unter anderem auch eine enge Zusammenarbeit mit anderen, für den Verband tätigen Dienstleistenden voraus.Die angebotenen Leistungen können teilweise auch durch Nachauftragnehmende des Rahmenvereinbarungspartners erbrachtwerden. Deshalb ist es erforderlich, eine ausführliche Beschreibung des Bietenden vorzulegen, aus welcher hervorgeht, welche Leistungen selbst erbracht werden können und welche an Nachauftragnehmende delegiert werden. Die Verantwortung für die Leistungen des Nachauftragnehmenden liegt jeweils beim Rahmenvereinbarungspartner. Weitere Details können nachfolgenden Erläuterungen entnommen werden.
Marktrecherche und Einbuchung von MedialeistungenHierunter fallen die Beratung, Planung und das Einbuchen aller Werbemaßnahmen aus dem Bereich der regelmäßigen allgemeinen Kommunikationsarbeit des Tourismus NRW e.V. auf dem deutschen Markt sowie nachgelagert in den Niederlanden und Belgien und unter Umständen auch in Österreich, der Schweiz und Großbritannien. Konkret bedeutet dies:1.Die zielgruppen- und quellmarktspezifische Beratung des touristischen Dachverbands bei der Auswahl von Media- und Kommunikationsleistungen.2.Erstellung des jeweiligen Marketingmaßnahmenplans (auch auf Basis von Akzeptanztests) inkl. KPI-Abstimmung im engen Schulterschluss mit dem Auftraggebenden.3.Preisverhandlung, Einbuchung und Controlling der Medialeistungen des Auftraggebenden bei Anbietenden von Werbeflächen (z. B. Verlage), abgerundet durch ein Reporting und Lieferung von Belegen. Honoriert durch eine vereinbarte prozentuale Handlingsfee in Bezug auf den Mediabuchungswert. Agenturprovisionen sind an den Auftraggebenden weiterzugeben.4.Erstellen von Vermerken über die getroffene Auswahl der eingebuchten Medien/werblichen Plattformen.5.Wenn notwendig, Produktion innovativer digitaler Ad-Formate (z.B. personalisierte Video Ads, interaktive und immersive Display Ads, Gamification-Module, Online-Audio Ads) zum Einsatz in den geplanten Kampagnen und Medien.
a) Pauschalpreis* in EUR/Stunde für eine/n Projektleiter:in max. 15 Punkteb) Pauschalpreis* in EUR/Stunde für eine/n Projektmanager:in max. 10 Punktec) Handlingsfee für Media-Einbuchungen in Prozent auf den Mediabuchungswertmax. 15 Punkte
* Sämtliche etwaige Fahrt- und/oder Reisekosten/-zeiten sowie alle anderen berufsüblichen Nebenkosten sind in den jeweiligen Stundenpreis einzukalkulieren.
Der Bietende mit dem niedrigsten Stundensatz Projektleiter:in bzw. Stundensatz Projektmanager:in bzw. niedrigsten Handlingsfee in % erhält jeweils für die Kategorien 4.1a) - 4.1c) die oben genannte Höchstpunktzahl. Anschließend wird die Einzelpunktzahl je Kategorie 4.1a) - 4.1c) für die anderen Bieter gemäß folgender Formeln ermittelt. (siehe Leistungsbeschreibung 4.1
Der Bietende erstellt ein Konzepta)zur Distribution des NRW-Magazins (s. Anlage 1, 2, 3). Dabei wird die Auswahl geeigneter Trägermedien schlüssig hinterlegt und es werden zielgerichtete, alternative Distributionswege - über klass. Beilagen hinaus - aufgezeigt. Ein Mix beider Distributionswege kann skizziert werden, wenn dieser plausibel begründet wird. (max. 30 Punkte)b)eines Mediaplans zur Kommunikation nachhaltiger Reisethemen. Hierbei sollte insbesondere Wert auf die Auswahl der Kommunikationskanäle sowie die plausible Begründung gelegt werden. Zudem sollten KPI angeführt werden entlang derer der Erfolg gemessen wird. (max. 30 Punkte)
Dieser Auftrag wird regelmäßig neu ausgeschrieben.
Nicht wertungsrelevante Unterlagen können im Falle eines bevorstehenden Zuschlages nachgefordert werden.
Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister oder Nachweis auf andere Weise über die erlaubte Berufsausübung
- Mindestens zwei Referenzen über die Recherche, Einbuchung und Controlling von Medialeistungen über einen Zeitraum von jeweils mindestens einem Jahr und einem Umsatzvolumen von jeweils mindestens 500.000 EUR. mit Angabe des Wertes des Zeitraums der Leistungserbringung und des Auftraggebenden.
- Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt
- ausführliche Unternehmensvorstellung des Bieters oder der Bietergemeinschaft
- Nennung der ausführenden Personen (insb. Projektleiter:in und Projektmanager:in) und deren jeweiligen Qualifikation (Vita) sowie deren Vertretung (mindestens abgeschlossene Ausbildung in der Medien-/ Tourismusbranche oder vergleichbar)
Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung; Mindestdeckungssummen: 500.000 EUR für Personen-, Sach- sowie Vermögensschäden
- Eigenerklärung Ausschlussgründe (Formular 521EU)- Erklärung zu § 19 Abs. 3 Mindestlohngesetz (Formular 522)- Eigenerklärung zu Sanktionen (Formular 523 EU)